ビジネスメールの基本の流れ
日本語のビジネスメールは、宛名、挨拶と名乗り、用件、結びの挨拶、署名の順で書くのが一般的です。宛名は会社名・部署名・氏名・敬称を省略せずに書き、冒頭は「お世話になっております。」で始めます。このツールの出力もこの流れに沿っています。
モードの違い
| モード | 向いている場面 |
|---|---|
| ビジネス文書 | 取引先や社内への依頼、お礼、お詫び、案内など |
| 応募メール | 履歴書や職務経歴書を添付するときの、短い応募の本文。完全な志望動機の書類はカバーレター・志望動機作成ツール |
| フォローアップ | 打ち合わせや面接のあとのお礼、返信がないときの確認 |
入力のコツ
- 相手との関係(初めて、取引がある、目上の方)を書き添えると、文体が近づきます。
- 日時、金額、期限などの数字は、正しい値を入力に入れてください。入力にない数字は出力に入らず、[ ]で空きます。
- 件名は別に用意します。件名の考え方はメールの件名の付け方、書き出しはメールの書き出し、結びはメールの締めの言葉が参考になります。
送る前の確認
下書きを受け取ったら、まず宛名の会社名・部署名・氏名・敬称が正しいかを確認します。次に、日時や金額などの数字が入力と一致しているか、依頼や期限が一読で伝わるかを見ます。最後に、署名に自分の所属と連絡先が入っているかを確かめてください。
限界と注意
- 出力は下書きです。敬語の誤りや、相手との関係に合わない表現がないか、送る前に読み返してください。敬語に迷うときは敬語の使い方を参照してください。
- 宛名、社名、日付の[ ]を埋め忘れないでください。
- 機密情報や個人情報は入力しないでください。入力は1回6,000文字までです。