Surat rasmi atau e-mel biasa?
Surat rasmi mengikut susunan tetap: alamat dan tarikh, salam, tajuk surat, isi yang jelas dan penutup. E-mel kerja lebih ringkas, tetapi baris subjek yang jelas dan salam yang sopan tetap diperlukan. Alat ini menghasilkan kedua-duanya mengikut mod yang anda pilih.
Perbezaan tiga mod
| Mod | Hasilnya | Bila digunakan |
|---|---|---|
| Surat rasmi | Surat lengkap dengan subjek, salam, isi dan penutup | Permohonan, makluman, aduan kepada pihak berkuasa atau organisasi |
| Permohonan kerja | E-mel ringkas untuk menghantar resume | Memohon jawatan melalui e-mel |
| Susulan | E-mel pendek yang mengingatkan perbualan terdahulu | Selepas temu duga, mesyuarat atau permintaan yang belum dijawab |
Untuk surat permohonan kerja yang penuh dan lebih panjang, gunakan Penjana Surat Permohonan Kerja.
Kenapa gaya dan salam penting
Di Malaysia, panggilan seperti Encik, Puan, Dr. atau Datuk lazim digunakan dalam surat. Jika anda tidak mengetahui nama penerima, "Tuan/Puan" ialah salam yang selamat. Penutup seperti "Yang benar" atau "Hormat saya" sesuai untuk surat rasmi, manakala "Terima kasih" memadai untuk e-mel pendek. Ejaan mengikut Dewan Bahasa dan Pustaka; semak draf dengan Semak Ejaan jika perlu.
Menyemak sebelum menghantar
Draf ialah titik permulaan. Gantikan setiap pemegang tempat, sahkan tarikh dan nama, dan pastikan tiada janji yang tidak boleh anda tunaikan. Jangan masukkan maklumat sensitif seperti nombor kad pengenalan dalam nota anda kecuali benar-benar perlu, dan jangan hantar dokumen undang-undang atau kontrak tanpa semakan yang sewajarnya.
Contoh senario
Cuti sakit: nyatakan tarikh, sebab ringkas dan bahawa sijil akan dikemukakan. Permohonan latihan industri: nyatakan program, semester dan tempoh yang diperlukan. E-mel susulan selepas temu duga: ucap terima kasih, sebut jawatan dan tarikh temu duga, kemudian tanya dengan sopan bila keputusan dijangka. Dalam setiap senario, semakin jelas nota anda, semakin kurang pemegang tempat dalam draf.
Petua baris subjek
Baris subjek yang baik menyatakan tujuan dalam beberapa perkataan, contohnya "Permohonan Cuti Sakit, 14 dan 15 Disember" atau "Susulan Temu Duga Jawatan Eksekutif Pemasaran". Elakkan subjek kosong atau terlalu umum seperti "Hi". Alat menyertakan baris subjek dalam draf, tetapi anda boleh mengubahnya supaya lebih tepat.