Jak napisać dobry oficjalny mail?
Dobry oficjalny mail ma konkretny temat, krótkie wprowadzenie, jedną główną prośbę i uprzejme zakończenie. Odbiorca powinien po pierwszych dwóch zdaniach wiedzieć, o co chodzi i czego od niego oczekujesz. Narzędzie układa taki szkielet z Twoich notatek, a Ty decydujesz o szczegółach i tonie.
Który tryb wybrać?
| Tryb | Do czego | Co zawiera |
|---|---|---|
| Pismo formalne | Urząd, uczelnia, firma, administracja | Data, adresat, temat, zwrot grzecznościowy, treść, zakończenie, podpis |
| Aplikacja o pracę | Krótki mail z CV w załączniku | Data, adresat, powitanie, stanowisko i źródło ogłoszenia, kwalifikacje, propozycja rozmowy, podpis |
| Przypomnienie (follow-up) | Brak odpowiedzi po rozmowie lub wcześniejszym mailu | Linia tematu, nawiązanie, konkretna prośba lub termin, podziękowanie |
Pełny list motywacyjny na jedną stronę przygotujesz w osobnym generatorze listu motywacyjnego. Tryb Aplikacja o pracę w tym narzędziu tworzy krótszy mail przewodni.
Jakie zwroty stosować w polskiej korespondencji?
W piśmie do osoby nieznanej zwykle stosuje się „Szanowni Państwo” lub „Szanowna Pani” i „Szanowny Panie” przy znanym adresacie. Zakończenia to „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku” w piśmie oficjalnym, a w mniej formalnych mailach „Pozdrawiam” lub „Z pozdrowieniami”. Zwroty grzecznościowe pisze się w tekście z wielkiej litery tylko w bezpośrednim zwracaniu się, na przykład „Proszę Pana”, „Uprzejmie dziękuję Państwu”. Zasady zapisu sprawdź w poradniku o oficjalnych mailach.
Jak wypełnić notatki, żeby wynik był dobry?
Podaj adresata (stanowisko lub dział), sprawę, co chcesz uzyskać i termin. Dopisz fakty, które mają się znaleźć w treści: numer sprawy, datę rozmowy, nazwę stanowiska. Im konkretniejsze notatki, tym mniej nawiasów kwadratowych i mniej ogólników.
Przed wysłaniem
- Zastąp wszystkie nawiasy kwadratowe prawdziwymi danymi.
- Sprawdź nazwę adresata i adres e-mail.
- Przeczytaj całość na głos. Jeśli ton jest zbyt sztywny, użyj zmiany stylu tekstu.
- Sprawdź błędy w sprawdzaniu pisowni.
- Dołącz załączniki, o których piszesz w treści.
Limity, o których warto wiedzieć
Tekst tworzy model AI, więc może być ogólnikowy albo nie trafić w ton konkretnej instytucji. Narzędzie nie zna wewnętrznych procedur urzędów ani uczelni i nie zastępuje porady prawnej. Przy pismach o skutkach prawnych, na przykład odwołaniach czy wypowiedzeniach, sprawdź wymogi formalne i terminy w przepisach lub u prawnika.