Jak má vypadat dobrý e-mail
Dobrý pracovní e-mail má jasný předmět, oslovení, jednu hlavní věc, konkrétní žádost a zdvořilý závěr. Čtenář by měl po prvních dvou větách vědět, co od něj chcete. Dlouhé omluvné úvody a opakování se nehodí.
Který režim zvolit
| Režim | Pro co je | Co text obsahuje |
|---|---|---|
| Úřední dopis | úřady, školy, firmy, formální žádosti | datum, adresát, předmět, oslovení, věcný text, závěr, podpis |
| Žádost o místo | krátký e-mail k pracovnímu inzerátu | oslovení, pozice, kvalifikace, nabídka schůzky |
| Navazující e-mail | připomenutí po schůzce, nabídce, faktuře | předmět, odkaz na kontakt, konkrétní prosba, poděkování |
Úplný motivační dopis na jednu stranu vytvoří samostatný nástroj Generátor motivačního dopisu.
Oslovení a závěr v češtině
V češtině se zpravidla vyká. Neznáte-li adresáta, použijte „Vážená paní, vážený pane,“ nebo „Dobrý den,“. Při oslovení konkrétní osoby je to „Vážený pane inženýre,“ či „Vážená paní doktorko,“ a ve zdvořilých textech se píše velké „Vy“. Závěr bývá „S pozdravem“ nebo „S úctou“. Podrobnosti najdete v návodu oslovení a vykání v češtině.
Jak napsat poznámky
Uveďte, komu píšete, co se stalo, co požadujete a kdy potřebujete odpověď. Čím víc faktů, tím méně zástupných textů. Čísla jednací, datumy a částky vždy napište vy, nástroj je nesmí vymýšlet.
Co udělat po vygenerování
- Doplňte hranaté závorky. Odeslat e-mail s textem [Jméno adresáta] by bylo trapné.
- Zkontrolujte fakta. Datumy, částky, názvy a čísla spisů musí odpovídat.
- Opravte pravopis a čárky v kontrole pravopisu a gramatiky.
- Ladění tónu. Příliš strohé nebo naopak formální věty upraví změna tónu textu.
Příklad poznámek
Užitečné poznámky mají podobu jednoduchých faktů: „Píšu paní řediteli školy. Chci omluvit syna z výuky 12. a 13. května pro nemoc. Ráda doložím potvrzení od lékaře.“ Z takového zadání vznikne srozumitelný dopis s předmětem, oslovením a podpisem. Pokud nevíte, jak se adresát jmenuje, nástroj nechá [Jméno adresáta] a vy ho doplníte.
Co nástroj neumí
Nezná platné lhůty, formuláře ani právní postupy. Nenahrazuje právní radu a nezaručuje, že úřad nebo firma odpoví. Dopis na úřad si vždy zkontrolujte, zda splňuje požadavky daného řízení.