Email công việc tốt gồm những phần nào?
Một email công việc ngắn nhưng đủ bốn phần: tiêu đề nêu rõ nội dung, lời chào đúng cách xưng hô, phần chính nói thẳng mục đích và điều bạn đề nghị, rồi lời kết kèm họ tên. Câu đầu phải cho người nhận biết ngay vì sao bạn viết.
Ba chế độ dùng khi nào?
| Chế độ | Dùng khi | Cấu trúc |
|---|---|---|
| Thư trang trọng | Thư gửi cơ quan, doanh nghiệp, nhà trường | Ngày, người nhận, tiêu đề, kính gửi, nội dung, kết thư, họ tên và chức danh |
| Ứng tuyển | Email ngắn gửi kèm CV | Ngày, người nhận, mở đầu nêu vị trí, đoạn về năng lực, lời đề nghị phỏng vấn |
| Follow-up | Nhắc lại sau phỏng vấn, họp, báo giá | Tiêu đề ngắn, nhắc cuộc trao đổi trước, yêu cầu cụ thể, cảm ơn |
Chế độ Ứng tuyển là email ngắn. Nếu cần một bức thư xin việc đầy đủ vài đoạn, hãy dùng Viết thư xin việc.
Cách xưng hô
Tiếng Việt không có một đại từ trung tính như “you”, nên chọn xưng hô là bước quan trọng nhất. Gửi cơ quan hay người chưa quen, dùng “Kính gửi Ông/Bà” hoặc “Kính gửi Anh/Chị [Tên]” và xưng “tôi” hoặc “em” tùy vai vế. Với đồng nghiệp cùng tuổi, giọng nhẹ hơn là được. Bạn nên đọc thêm Quy tắc ứng xử email công sở và Cách viết email chuyên nghiệp. Nếu muốn đổi giọng của bản nháp sau đó, dùng Đổi giọng văn.
Kiểm tra trước khi gửi
- Điền hết các chỗ trong ngoặc vuông; đừng gửi khi còn chữ như [Tên người nhận].
- Kiểm tra tên, chức danh, ngày giờ và tệp đính kèm.
- Đọc lại cách xưng hô cho nhất quán từ đầu đến cuối.
- Soát lỗi bằng kiểm tra chính tả.
Giới hạn
Công cụ chỉ biết những gì bạn ghi trong ghi chú, nên không thể tự biết người nhận là ai hay mối quan hệ giữa hai bên. Mỗi lần xử lý tối đa 6.000 ký tự. Bản nháp do AI soạn luôn cần được đọc lại trước khi gửi, nhất là thư có giá trị pháp lý hoặc liên quan đến hợp đồng.