Hoe schrijf je een goede e-mail?
Een goede zakelijke mail heeft een duidelijke onderwerpregel, een passende aanhef, de kern in de eerste alinea en een concrete afsluiting. Zet de vraag of boodschap vooraan en houd de rest kort. Meer uitleg staat in de gids Zakelijke e-mail schrijven.
Welk type kies je?
| Type | Gebruik | Opbouw |
|---|---|---|
| Formele brief | Overheid, school, verhuurder, bedrijf | Datum, geadresseerde, onderwerp, Geachte..., kern, afsluiting, naam |
| Sollicitatie | Korte sollicitatiemail met cv | Datum, aanhef, vacature en vindplaats, kwalificaties, uitnodiging voor gesprek |
| Follow-up | Na gesprek, offerte of eerdere mail | Onderwerp, herinnering, concrete vraag, bedankje |
U of je?
In Nederland gebruiken veel werkgevers nu je, bij overheid, advocaten en banken is u nog gebruikelijk. In Vlaanderen is u in formele contacten vaker de norm. Weet je het niet, kies dan u in het eerste contact en pas aan als de ander je zegt. Lees U of je? Zo kies je de juiste aanspreekvorm. De tool kiest een standaardregister; pas het zo nodig aan met toon aanpassen.
Plaatshouders invullen
Alles wat je niet hebt opgegeven staat tussen blokhaken, bijvoorbeeld [naam ontvanger], [datum] of [bedrijfsnaam]. Zoek vóór het versturen op "[" om geen plaatshouder over het hoofd te zien. Controleer ook bijlagen en de ontvanger.
Voorbeeld van een formele aanhef
Bij een onbekende ontvanger schrijf je "Geachte heer/mevrouw" of, moderner, "Goedemiddag". Bij een bekende contactpersoon: "Geachte mevrouw Jansen" of "Beste Anna". Sluit af met "Met vriendelijke groet". Zie ook E-mail afsluiten.
Korte checklist voor het versturen
- Staat de juiste ontvanger in het adresveld en is het onderwerp duidelijk?
- Zijn alle plaatshouders ingevuld?
- Klopt de aanspreekvorm (u of je) met eerdere contacten?
- Is de bijlage toegevoegd en heeft ze een herkenbare bestandsnaam?
Beperkingen
De tekst is een voorstel dat jij beoordeelt. De tool kent de ontvanger en de eerdere briefwisseling niet, kan juridische eisen niet beoordelen en is geen juridisch advies. Bij een bezwaarschrift of opzegging gelden vaak termijnen en vormvereisten die je zelf moet nagaan. Controleer daarna de spelling met de spellingcontrole.