Τι είναι ένα καλό επαγγελματικό email
Ένα καλό email λέει από την πρώτη πρόταση για ποιον λόγο γράφετε, δίνει τις λεπτομέρειες που χρειάζεται ο παραλήπτης και κλείνει με σαφές επόμενο βήμα. Στα ελληνικά η προσφώνηση και η κατακλείδα δείχνουν το επίπεδο τυπικότητας: «Αγαπητέ κύριε Παπαδόπουλε» και «Με εκτίμηση» σε επίσημη επικοινωνία, «Γεια σας» και «Ευχαριστώ» σε πιο χαλαρό περιβάλλον.
Ποιον τύπο να διαλέξω
| Τύπος | Πότε | Τι περιέχει |
|---|---|---|
| Επίσημη επιστολή | Αιτήματα, παράπονα, επίσημη ενημέρωση | Κεφαλίδα ή θέμα, προσφώνηση, σαφές αίτημα, ευγενής κατακλείδα |
| Αίτηση εργασίας | Σύντομο email με συνημμένο βιογραφικό | Η θέση, μια-δύο προτάσεις για το προφίλ σας, ευγενική πρόσκληση για συνέχεια |
| Υπενθύμιση | Αναπάντητο μήνυμα, προσφορά, συνάντηση | Σύντομη υπενθύμιση, συγκεκριμένο αίτημα, ευχαριστία |
Το σύνηθες email αίτησης είναι πιο σύντομο από μια πλήρη συνοδευτική επιστολή. Αν χρειάζεστε την πλήρη επιστολή, χρησιμοποιήστε τη δημιουργία συνοδευτικής επιστολής.
Πώς να γράψετε τις σημειώσεις
Γράψτε με απλές προτάσεις: ποιος είναι ο παραλήπτης, τι θέλετε, ποιες ημερομηνίες ή αριθμοί ισχύουν. Δεν χρειάζεται να είναι ευγενικές οι σημειώσεις, το ύφος το προσθέτει το εργαλείο. Ό,τι δεν αναφέρετε εμφανίζεται ως [Ονοματεπώνυμο], [Ημερομηνία] ή [Εταιρεία] και πρέπει να το αντικαταστήσετε.
Πριν στείλετε
- Αντικαταστήστε όλα τα κενά σε αγκύλες.
- Ελέγξτε ονόματα, τίτλους και ημερομηνίες.
- Διαβάστε το θέμα του email: πρέπει να λέει τι αφορά.
- Περάστε το κείμενο από τον γραμματικό έλεγχο και τον ορθογραφικό έλεγχο.
- Αν το ύφος δεν ταιριάζει, δοκιμάστε την αλλαγή ύφους.
Όρια
Το προσφώνημα και οι εκφράσεις ακολουθούν τα συνηθισμένα της ελληνικής αλληλογραφίας, αλλά οι υπηρεσίες και οι εταιρείες έχουν δικές τους συνήθειες· προσαρμόστε το κείμενο. Το εργαλείο δεν στέλνει email και δεν αποθηκεύει το κείμενο. Το αποτέλεσμα παράγεται από γλωσσικό μοντέλο και ελέγχεται πάντα από εσάς, ιδίως για νομικά ή οικονομικά θέματα.
Παράδειγμα προσφωνήσεων
Σε επίσημο email προς άγνωστο παραλήπτη γράψτε «Αξιότιμε κύριε» ή «Αξιότιμη κυρία» ή, όταν ξέρετε το όνομα, «Αγαπητέ κύριε Νικολάου». Σε συνεργάτη με τον οποίο έχετε επαφή αρκεί το «Καλημέρα σας» ή το «Γεια σας». Για πανεπιστημιακή αλληλογραφία χρησιμοποιήστε τον τίτλο του παραλήπτη, όπως «Αγαπητέ κύριε καθηγητά». Το ίδιο ισχύει και για τις κατακλείδες: «Με εκτίμηση» σε επίσημο κείμενο και «Ευχαριστώ πολύ» ή «Να είστε καλά» σε πιο φιλικό.