Структура делового письма
Хорошее деловое письмо читается за полминуты и сразу понятно, чего хочет автор. Классическая структура такая:
- Тема — одной фразой: «Согласование макета», «Отклик на вакансию аналитика».
- Обращение — «Здравствуйте, Иван Петрович!» или «Уважаемая Мария Сергеевна!».
- Суть — один-два абзаца: повод, просьба, срок.
- Завершение — «С уважением, [Имя]» и контакты.
Какой тип выбрать
| Тип | Когда подходит | Особенности |
|---|---|---|
| Официальное письмо | Заявления, запросы, уведомления | Тема, формальное обращение, чёткое завершение |
| Отклик на вакансию | Первое письмо работодателю | Должность, где нашли вакансию, релевантный опыт, просьба о собеседовании |
| Напоминание | Нет ответа или оплаты | Короткая тема, отсылка к прошлому разговору, конкретная просьба и срок |
Как получить хороший результат
- Пишите заметки по делу: кто адресат, что случилось, чего вы хотите и к какому сроку.
- Указывайте факты, которые должны попасть в письмо: номер счёта, дату встречи, название вакансии.
- Не добавляйте то, чего нет: если не указали опыт, инструмент не выдумает его, а оставит пропуск.
- Перед отправкой заполните все квадратные скобки и перечитайте письмо вслух.
Подробнее о правилах читайте в статьях «Как написать деловое письмо» и «Как начать письмо».
Обращение: «вы» и имя-отчество
В деловой переписке к незнакомому или старшему по должности человеку обращаются на «вы» и по имени и отчеству: «Здравствуйте, Мария Сергеевна!» или «Уважаемая Мария Сергеевна!». Если отчество неизвестно, лучше уточнить его на сайте компании, чем гадать. Подробнее о выборе обращения читайте в материале «Вы или ты».
Ограничения
Это нейросеть, а не юрист и не кадровик. Для юридических документов, договоров и официальных заявлений в государственные органы проверяйте формулировки и реквизиты сами. Если нужно сменить тон готового письма, воспользуйтесь инструментом «Изменить стиль текста», а перед отправкой пройдитесь проверкой грамматики.
Пример заметок для письма
Не нужно писать красиво: достаточно списка фактов. Например: «Кому: заведующей кафедрой. Зачем: прошу перенести защиту курсовой на неделю. Причина: болезнь, есть справка. Срок: до пятницы». Из такого набора получится письмо с темой, обращением, просьбой и благодарностью, а имя заведующей останется в скобках, если вы его не указали.