Hyvän sähköpostin rakenne
Hyvä työsähköposti on lyhyt ja selkeä. Aiheriviltä lukija näkee, mistä on kyse, aloituksessa on tervehdys, ensimmäisessä virkkeessä viestin asia ja lopussa pyyntö tai seuraava askel. Suomalainen työviesti on tyypillisesti suoraviivainen: ylimääräisiä kohteliaisuuksia ei tarvita, mutta asiallisuus ja kohtelias sävy kuuluvat asiaan.
Mikä tyyppi sopii mihinkin?
| Tyyppi | Käyttö | Rakenne |
|---|---|---|
| Virallinen kirje | Viranomaiselle, vuokranantajalle, yritykselle | Päiväys, vastaanottaja, aihe, kohtelias aloitus, asia, lopetus ja nimi |
| Hakemusviesti | Lyhyt sähköposti työpaikan hakuun | Päiväys, vastaanottaja, avaus tehtävästä ja ilmoituksesta, pätevyys, haastattelupyyntö |
| Seurantaviesti | Muistutus keskustelun tai tapaamisen jälkeen | Lyhyt aihe, muistutus edellisestä, selkeä pyyntö tai määräaika, kiitos |
Varsinaisen työhakemuksen tekemiseen on oma työhakemusgeneraattori. Hakemusviesti tässä työkalussa on lyhyt saateviesti, ei koko hakemus.
Sinä vai te?
Valinta riippuu vastaanottajasta ja yrityksen sävystä. Nykyään useimmissa työpaikoissa ja rekrytointiviesteissä sinuttelu on yleistä, mutta viranomaisille, vanhemmille asiakkaille ja perinteisillä aloilla teitittely voi olla turvallisempi. Työkalu ei tiedä vastaanottajaasi, joten tarkista puhuttelumuoto itse ja vaihda tarvittaessa. Aiheesta on oppaassa sinuttelu vai teitittely sähköpostissa. Sähköpostin päätössanat löydät oppaasta sähköpostin lopetus ja tervehdys.
Näin saat paremman luonnoksen
Kirjoita syötteeseen tärkeimmät faktat: kuka on vastaanottaja, mitä on tapahtunut ja mitä haluat vastaanottajan tekevän. Anna päivämäärät, tehtävän nimi ja viitenumero, jos ne ovat tärkeitä. Mitä enemmän oikeaa tietoa annat, sitä vähemmän hakasulkeita jää täytettäväksi.
Esimerkkejä tilanteista
Virallinen kirje sopii esimerkiksi vuokrasopimuksen irtisanomiseen tai reklamaatioon. Kirjoita syötteeseen sopimuksen osapuolet, päivämäärät ja se, mitä vaadit. Hakemusviesti syntyy, kun kerrot tehtävän, ilmoituksen lähteen ja kaksi tärkeintä vahvuuttasi. Seurantaviesti toimii, kun tarjousta, hakemusta tai sovittua tapaamista on odotettu liian kauan: kerro, mistä on kyse, ja pyydä selkeää vastausta tiettyyn päivään mennessä.
Suomalaiset avaukset ja lopetukset
Työsähköpostissa tavallisia avauksia ovat Hei ja Hei [nimi], ja viralliseen kirjeeseen sopii Hyvä vastaanottaja. Lopetuksena toimivat Ystävällisin terveisin ja Terveisin. Tarkista, että nimi, titteli ja yhteystiedot ovat viestin lopussa oikein, sillä työkalu täyttää ne vain, jos annat ne.
Rajat ja vastuu
Luonnos on tekoälyn tuottama, ja se voi sisältää kömpelön ilmauksen tai väärän sävyn. Työkalu ei lähetä sähköpostia eikä tiedä, onko vastaanottajan nimi oikein. Älä liitä syötteeseen salasanoja tai arkaluonteisia tietoja. Tarkista lopuksi kirjoitusasu oikeinkirjoituksen tarkistuksella tai muuta sävyä sävyn muuttajalla.