أي نوع أختار؟
| النوع | متى تستخدمه |
|---|---|
| خطاب رسمي | مخاطبة جهة حكومية أو جامعة أو شركة بطلب أو شكوى أو استفسار |
| طلب وظيفة | بريد قصير يرافق السيرة الذاتية؛ للخطاب الكامل استخدم مولّد خطاب التقديم |
| متابعة | تذكير مهذب بعد مقابلة أو اجتماع أو عرض لم يصلك ردّ عليه |
بنية الرسالة العربية
الرسالة الرسمية الجيدة تتبع ترتيبًا مألوفًا: سطر الموضوع، ثم التحية («السيد/السيدة ... المحترم/ـة»)، ثم «تحية طيبة وبعد»، ثم الغرض في الجملة الأولى، ثم التفاصيل، ثم طلب واضح، ثم ختام مثل «مع خالص التقدير» والتوقيع. وعند مخاطبة مجهول يصلح «السادة/ ... المحترمين». وتفصّل الأدلة المرتبطة هذه العبارات: ألقاب المخاطبة وكيف تنهي رسالة بريد إلكتروني.
لماذا النائبات مهمة؟
حين تكتب «أطلب إجازة» دون أن تذكر الاسم أو التاريخ، تضع الأداة [الاسم] و[التاريخ] بدلًا من التخمين. هذا مقصود: رسالة تتضمن اسمًا أو موعدًا مخترعًا أسوأ من رسالة تحتاج إلى استكمال. ابحث في الناتج عن الأقواس المربعة واستبدلها كلها قبل الإرسال.
نصائح قبل الإرسال
- اجعل سطر الموضوع محددًا: «طلب إجازة اعتيادية من ٢٠ إلى ٢٤ نوفمبر» أوضح من «طلب».
- اذكر الطلب في أول فقرة، ثم برّره باختصار.
- تأكد من الأسماء والألقاب والمرفقات المذكورة.
- اقرأ الرسالة بصوت عالٍ؛ إن بدت ثقيلة فاستعن بـأداة تحسين الجمل أو المدقق اللغوي.
مثال على ملاحظات جيدة
بدلًا من «اكتب لي رسالة للمدير»، اكتب: «طلب إجازة اعتيادية خمسة أيام من الأحد، بعد تسليم تقرير المبيعات، وزميلي سيغطي عملي». كلما حددت الغرض والموعد والسبب، قلّت النائبات وارتفعت جودة الرسالة.
الفرق بين البريد والخطاب
البريد الإلكتروني أقصر وأكثر مباشرة، ويكفيه سطر موضوع وتحية وفقرتان. أما الخطاب الرسمي المرفق أو المطبوع فيحتاج إلى ترويسة وتاريخ ورقم صادر إن كانت جهتك تعتمد ذلك. وتكتب الأداة النص، وتبقى الترويسة والأرقام والتنسيق من مسؤولية الجهة التي تعتمدها.
حدود الأداة
الأداة نموذج ذكاء اصطناعي: قد تخطئ في لقب أو عرف خاص بجهتك أو بلدك. لا تمثل نصيحة قانونية، ولا تصلح بديلًا عن نموذج معتمد تفرضه الجهة المخاطَبة. المخرجات مسودة تراجعها بنفسك.