Sådan skriver du en god mail
En god mail har en klar emnelinje, en kort indledning og kun ét ærinde. Skriv først, hvad du vil have, og begrund det bagefter. Mange læser mails på mobilen, så hold afsnittene korte og undgå lange indledninger.
Hvilken tilstand skal du vælge?
| Tilstand | Bruges til | Kendetegn |
|---|---|---|
| Formelt brev | Henvendelser, klager, anmodninger | Høflig, saglig og komplet, med hilsen og afslutning |
| Ansøgningsmail | Selve mailen, når ansøgning og CV er vedhæftet | Kort, navngiver stillingen og henviser til bilagene |
| Opfølgning | Påmindelse efter ansøgning, møde eller tilbud | Kort og venlig, med ét tydeligt spørgsmål |
Skal du skrive en hel ansøgning i brødtekst, så brug Skriv jobansøgning og læs guiden til jobansøgning. Tjek også afslutningen på en mail.
Du eller De?
I dag skriver de fleste danske arbejdspladser og myndigheder du, også til kunder. I formelle breve til fx ældre modtagere eller i sammenhænge, hvor man ikke kender tonen, kan De stadig være det sikre valg. Vælg tone ud fra modtageren og fortæl det i dine stikord, så passer udkastet bedre. Se også du eller De.
Gode råd til emnelinjen
Emnelinjen er det første, modtageren ser. Skriv, hvad mailen handler om, i få ord, fx "Spørgsmål om faktura 2041" eller "Ansøgning: kundeservicemedarbejder". Undgå blot "Hej" eller "Vigtigt". Står der et sagsnummer eller en reference, så tag det med i emnelinjen.
Kort og tydelig opbygning
Start med en hilsen, fx "Kære Maria Jensen" eller "Hej Maria", hvis tonen er kollegial. Skriv så ærindet i første afsnit, uddyb i et eller to korte afsnit, og afslut med, hvad du gerne vil have som næste skridt og inden hvornår. Slut med "Med venlig hilsen" eller "Venlig hilsen" og dit navn og evt. telefonnummer.
Det skal du selv tjekke
Værktøjet laver et udkast. Du skal selv kontrollere navne, titler, datoer, sagsnumre og vedhæftede filer og udfylde alle [pladsholdere]. Læs mailen igennem én gang, før du trykker send, og kør den evt. gennem Tjek grammatik og Skift tone. Skriv ikke fortrolige oplysninger som cpr-nummer ind i feltet.