So ist eine gute deutsche E-Mail aufgebaut
Eine geschäftliche Nachricht besteht aus fünf Teilen: aussagekräftige Betreffzeile, Anrede, Einstieg mit dem Anlass, Hauptteil mit den Fakten und der konkreten Bitte, Grußformel mit Name. Kommen Sie früh zum Punkt und nennen Sie Fristen ausdrücklich. Vorlagen und Beispiele finden Sie in den Ratgebern Geschäftliche E-Mail schreiben und Betreffzeile für E-Mails.
Welcher Modus wofür?
| Modus | Ergebnis | Typische Situation |
|---|---|---|
| Formeller Brief | Sachlicher Brief oder Mail mit Anrede und Grußformel | Behörde, Vermieter, Firma, Beschwerde, Kündigung |
| Bewerbung | Kurze Bewerbungs-E-Mail | Initiativ- oder Stellenbewerbung, Anhänge werden erwähnt |
| Nachfassen | Höfliche Erinnerung mit Bezug | Keine Antwort nach Bewerbung, Angebot oder Anfrage |
Für ein vollständiges Bewerbungsanschreiben nutzen Sie den Anschreiben-Generator. Der Modus „Bewerbung“ hier liefert nur die kurze Mail, in der das Anschreiben als Anhang folgt.
Anrede und Grußformel
Im formellen Schriftverkehr gilt „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“, sobald Sie die Person kennen, sonst „Sehr geehrte Damen und Herren“. Als Schluss ist „Mit freundlichen Grüßen“ der Standard. Welche Alternativen es gibt und wann Sie duzen dürfen, erklären Grußformel in der E-Mail, Anrede in Brief und E-Mail und Du oder Sie?.
Besser schreiben, bessere Mail
- Nennen Sie Empfänger und Rolle (Frau Brandt, Personalabteilung).
- Geben Sie Bezug an: Aktenzeichen, Kundennummer, Datum der letzten Nachricht.
- Schreiben Sie eine Bitte pro Mail und setzen Sie eine Frist.
- Ergänzen Sie, was angehängt ist.
Vor dem Absenden
- Ersetzen Sie jede Stelle in eckigen Klammern.
- Prüfen Sie Namen, Titel, Daten und Beträge.
- Lassen Sie den Ton bei Bedarf mit Tonfall ändern feiner einstellen und prüfen Sie Kommas mit der Grammatikprüfung.
Tipps für den Feinschliff
Lesen Sie die Mail laut: Klingt sie höflich, aber nicht steif? Kürzen Sie Schachtelsätze und prüfen Sie, ob die Bitte im ersten Absatz steht. Bei wichtigen Nachrichten lohnt sich ein Gegenlesen durch eine zweite Person, bevor Sie auf Senden klicken.
Grenzen
Beachten Sie: Das Tool kennt Ihre Vorgeschichte, Verträge und Fristen nicht und gibt keine Rechtsberatung. Bei Kündigungen, Widersprüchen und Fristen gilt: Inhalt und Form verantworten Sie, bei Zweifeln fragen Sie eine Beratungsstelle oder einen Anwalt. Der Entwurf ist KI-generiert und muss gelesen werden.