איך כותבים מייל שמקבלים עליו תשובה
מייל טוב אומר בשורה הראשונה מה רוצים. נושא ברור, פנייה מנומסת, בקשה אחת ממוקדת, הפרטים הדרושים להחלטה וסיום מנומס. אפשר לכתוב את הנקודות בלי ניסוח, והכלי יהפוך אותן למייל מסודר.
שלושת המצבים
| מצב | מתי | מה הטיוטה כוללת |
|---|---|---|
| מכתב רשמי | פנייה לרשות, מוסד או לקוח | לכבוד, הנדון, גוף קצר וברור, סיום בנימוס |
| פנייה לעבודה | מייל שמלווה קורות חיים | פתיחה עם שם המשרה, סיבה קצרה להתאמה, בקשה לשיחה |
| מייל מעקב | אחרי ראיון, הצעה או פגישה | תזכורת עדינה, הפניה למה שנאמר, שאלה אחת |
מה לכתוב בנקודות
- למי כותבים ובאיזה תפקיד.
- מה הבקשה במשפט אחד.
- פרטים: תאריכים, סכומים, מספרי הזמנה.
- טון: קרוב או רשמי.
כל פרט שלא תתנו יהפוך לסוגריים מרובעים כמו [שם הנמען] או [תאריך]. אל תשכחו להשלים אותם לפני השליחה.
פנייה בלשון זכר או נקבה
בעברית הפנייה והחתימה מותאמות למין. אם אינכם יודעים למי אתם כותבים, אפשר לפתוח ב"שלום רב" ולנסח את הגוף בלי פעלים שמחייבים מין. קראו את הטיוטה ותקנו בעצמכם התאמות במין ובמספר. בדיקת הדקדוק מסייעת בשגיאות כתיב ופיסוק, ושינוי הטון מקרב או מרשמי את הניסוח.
לפני השליחה
בדקו שלושה דברים: שורת הנושא, כתובת הנמען ושהקבצים המצורפים באמת מצורפים. במיילים לגורמים רשמיים, כמו עירייה, בנק או חברת ביטוח, כדאי לציין מספר פנייה או מספר לקוח בשורה הראשונה, כדי שיהיה קל לאתר את הפנייה.
מגבלות
הפלט נוצר בבינה מלאכותית ואינו ייעוץ משפטי. הוא טיוטה שצריך לקרוא ולערוך. מכתב עם השלכות משפטיות או כספיות כדאי להעביר לבדיקת איש מקצוע. עד 6,000 תווים בכל ריצה.
דוגמה לנקודות טובות
למייל מעקב אחרי ראיון אפשר לכתוב: "ראיון ביום ראשון עם [שם המראיין] למשרת רכזת שיווק, רוצה להודות ולשאול מתי צפויה תשובה". מקבלים מייל קצר ומנומס, עם שורת נושא, תודה והשאלה, בלי שהכלי יוסיף פרטים שלא ציינתם.
שורת הנושא חשובה מאוד: כתבו אותה לפי הנושא האמיתי, למשל "מעקב אחרי ראיון למשרת רכזת שיווק", ולא "שלום". היא קובעת אם המייל ייפתח.