Kaj vsebuje dober slovenski dopis
Poslovna ali uradna e-pošta v slovenščini ima običajno zadevo, nagovor (»Spoštovani gospod Novak,« ali »Spoštovani,«), kratko jedro, zahvalo ali prošnjo in pozdrav. Pišemo v vikanju, vsaka e-pošta pa naj bo jedrnata: najprej namen, nato podrobnosti, na koncu, kaj pričakujete in do kdaj. Več o nagovoru in zaključku najdete v vodnikih Vikanje in tikanje ter Kako zaključiti e-pošto.
Trije načini
| Način | Za kaj | Struktura |
|---|---|---|
| Uradni dopis | Uradi, podjetja, šole | Datum, prejemnik, zadeva, formalni nagovor, jedro, pozdrav, ime in funkcija |
| Prijava na delo | Kratka e-pošta ob prijavi | Odstavek z navedbo delovnega mesta, ustrezne kvalifikacije, ponudba za razgovor, podpis |
| Follow-up | Opomnik po razgovoru ali sestanku | Kratka zadeva, nagovor, opomnik na prejšnji stik, prošnja ali rok, zahvala |
Kako napisati dober osnutek
- Napišite, kdo je prejemnik (funkcija, podjetje, ustanova), namen in rok.
- Dodajte dejstva, ki jih želite v dopisu: številka vloge, datum razgovora, pozicija.
- Navedite, v katerem tonu pišete: formalnem ali bolj sproščenem.
- Če podatka ne veste, ga izpustite: orodje ga bo zapisalo kot označbo.
Po ustvarjanju
- Zapolnite vse oglate oklepaje.
- Preverite dejstva, imena in datume.
- Preglejte slovnico in vejice s preverjanjem slovnice.
- Če se vam zdi ton neustrezen, ga spremenite s spreminjanjem tona.
Praktični primeri
Študent, ki profesorju pošilja prošnjo za podaljšanje roka oddaje, v zapiskih navede predmet, razlog in predlagani nov rok; orodje poskrbi za vljuden ton in zgradbo. Podobno velja za prošnjo upravni enoti, vprašanje najemodajalcu ali ponudbo stranki. Pri uradnih vlogah vedno navedite številko zadeve, če jo imate, in priložite dokaze, ki jih ustanova zahteva.
Pogoste napake v poslovni e-pošti
- Brez zadeve ali z nejasno zadevo (»vprašanje«).
- Prepozno omenjen namen: bralec ne ve, kaj od njega pričakujete.
- Mešanje vikanja in tikanja v istem sporočilu.
- Preveč pozdravnih fraz, premalo konkretnega roka.
Omejitve
Orodje ne pozna prejemnika, notranjih pravil podjetja ali formata posamezne ustanove. Za prijavo na razpis vedno upoštevajte navodila razpisovalca. Rezultat je predlog umetne inteligence in ni pravno svetovanje; pomembne vloge in pravna sporočila pregledajte z ustrezno strokovno osebo.