Mitä sävyn muuttaminen tarkoittaa?
Sävy syntyy sanavalinnoista, lauseiden pituudesta ja puhuttelusta. Sama asia voi kuulostaa jämäkältä, kohteliaalta tai ystävälliseltä. Suomessa sävy näkyy erityisesti siinä, käytetäänkö puhekielen muotoja (mä oon, ei oo) vai yleiskieltä, sekä siinä, sinutellaanko vai teititelläänkö. Työkalu muuttaa sävyn, mutta ei arvioi, onko nykyinen sävy sopiva; sävyn tunnistusta ei ole.
Mikä tila sopii mihinkin?
| Tila | Sopii | Mikä muuttuu |
|---|---|---|
| Muodollinen | Viralliset kirjeet, hakemukset, anomukset | Yleiskieli, täydet virkkeet, kohtelias rakenne |
| Asiallinen | Työsähköpostit, asiakasviestit | Selkeä ja kohtelias, mutta ei jäykkä |
| Rento | Pikaviestit, some | Keveä ja arkinen sävy, sisältö pysyy |
Sama viesti kolmella sävyllä
- Rento: Hei, kokous siirtyy kolmeen, huone pysyy samana!
- Asiallinen: Hei, kokous siirtyy kello 15, ja huone pysyy samana. Kiitos.
- Muodollinen: Ilmoitamme, että kokous siirtyy alkamaan kello 15.00. Kokoustila pysyy ennallaan.
Huomaa kellonajan kirjoitustapa: suomessa kellonaika kirjoitetaan pisteellä (15.00).
Mitä työkalu ei tiedä
Työkalu ei tiedä, kuka vastaanottaja on tai miten työpaikallanne puhutellaan. Sinuttelu ja teitittely, tittelit ja nimet on tarkistettava itse. Lue lisää oppaasta Sinuttelu vai teitittely sähköpostissa. Tekoäly voi myös muuttaa vivahteita, joten lue viesti ennen kuin lähetät sen esihenkilölle, asiakkaalle tai ohjaajalle.
Esimerkki hakemusviestistä
Rento luonnos: Moi, mä haluaisin hakea tota kesätyöpaikkaa, ku oon opiskellu kauppatiedettä jo kaks vuotta. Muodollinen-tilan tulos voisi olla: Hei, haluaisin hakea kesätyöpaikkaa, sillä olen opiskellut kauppatieteitä jo kaksi vuotta. Puhekieliset muodot vaihtuvat yleiskieleksi, mutta viesti pysyy henkilökohtaisena. Tarkista silti, että alan nimi, kuukaudet ja vuosiluvut ovat oikein, ennen kuin lähetät viestin.
Sävy ja suomalainen työyhteisö
Suomalaisissa työpaikoissa sinuttelu on yleistä, ja siksi muodollinen sävy voi kuulostaa etäiseltä, jos sitä käytetään kaikkeen. Asiallinen tila on usein oikea valinta työsähköpostiin: se on kohtelias mutta ei jäykkä. Muodollinen sopii hakemuksiin, valituksiin ja viranomaisille osoitettuihin viesteihin.
Milloin työkalua ei kannata käyttää?
Älä käytä työkalua tekstiin, jonka sanamuoto on juridisesti tai muuten täsmällisesti sidottu, kuten sopimuksiin, viranomaispäätöksiin tai suoriin lainauksiin. Älä myöskään liitä siihen salasanoja tai arkaluonteisia henkilötietoja.
Muista lopuksi tarkistaa myös kirjoitusasu, sillä sävyn vaihto voi tuoda tekstiin uusia taivutusmuotoja.