Cách kết thúc email: câu kết thư, lời chào cuối và chữ ký
Kết email theo ba lớp: một câu nêu việc tiếp theo (ví dụ "Mong anh phản hồi trước thứ Sáu"), lời chào cuối đúng mức trang trọng, rồi chữ ký. Thư trang trọng dùng "Trân trọng," hoặc "Kính thư,"; thư với người quen dùng "Thân mến," hoặc "Cảm ơn anh/chị,". Lời chào cuối đứng riêng một dòng, kết thúc bằng dấu phẩy.
Trả lời nhanh: kết email bằng gì?
Phần kết của một email tiếng Việt gồm ba lớp xếp theo thứ tự:
- Câu kết thư: nêu việc tiếp theo hoặc lời cảm ơn, ví dụ "Mong anh phản hồi giúp em trước thứ Sáu, 6/11."
- Lời chào cuối: "Trân trọng," "Thân mến," "Kính thư,"… đứng riêng một dòng, kết thúc bằng dấu phẩy.
- Chữ ký: họ tên, chức danh, đơn vị, số điện thoại.
Lời chào cuối được chọn theo quan hệ giữa hai người, không theo sở thích cá nhân. Nếu phân vân, "Trân trọng," là lựa chọn an toàn nhất cho hầu hết thư công việc.
Bảng lời chào cuối theo mức trang trọng
| Lời chào cuối | Mức trang trọng | Dùng khi | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Kính thư, | Rất trang trọng | Thư gửi lãnh đạo cấp cao, cơ quan, người rất lớn tuổi | Có sắc thái cổ điển, ít dùng trong email hằng ngày |
| Trân trọng, | Trang trọng | Cấp trên, khách hàng, đối tác, giảng viên, nhà tuyển dụng | Mặc định cho thư công việc |
| Trân trọng cảm ơn, | Trang trọng, biết ơn | Sau khi được giúp đỡ hoặc nhận lời | Đừng lặp lại nếu đã cảm ơn ngay câu trước |
| Cảm ơn Anh/Chị, | Lịch sự, gần gũi | Đồng nghiệp lớn tuổi hơn, sếp quen, khách hàng thường xuyên | Thay "Anh/Chị" bằng cách gọi thật của thư |
| Thân mến, | Thân thiện | Bạn bè, đồng nghiệp ngang cấp, người đã quen | Không dùng cho thư đầu gửi sếp |
| Thân, | Thân thiện, gọn | Đồng nghiệp cùng nhóm | Thân mật hơn "Thân mến," |
| Mong sớm nhận được phản hồi từ Anh/Chị, | Trang trọng, nêu việc | Khi cần người nhận trả lời | Đã là câu kết, đặt trước "Trân trọng," |
| Chúc Anh/Chị một ngày làm việc hiệu quả, | Lịch sự, ấm áp | Thư thường ngày với đối tác, khách hàng | Dùng vừa phải để không sáo |
Một số điểm cần nhớ:
- "Mong sớm nhận được phản hồi" và "Cảm ơn Anh/Chị" thực chất là câu kết, không phải lời chào cuối thật sự. Bạn vẫn có thể thêm "Trân trọng," bên dưới.
- "Kính thư" có gốc ở thư từ giấy; trong email ngày nay phần lớn người dùng "Trân trọng". Chỉ chọn "Kính thư" khi muốn giữ giọng rất cổ điển.
- Tránh "Bye", "Thanks" lẫn tiếng Anh trong thư tiếng Việt trừ khi văn hóa nhóm thoải mái.
Câu kết thư: viết thế nào cho có hiệu quả
Câu kết là chỗ giúp người nhận biết họ cần làm gì tiếp. Một câu kết tốt có việc cụ thể và hạn chót.
| Mục đích | Câu kết gợi ý |
|---|---|
| Yêu cầu phản hồi | Mong anh/chị phản hồi trước 17h thứ Sáu, ngày 6/11 để chúng tôi kịp lên kế hoạch. |
| Cảm ơn trước | Em cảm ơn anh đã dành thời gian xem xét. |
| Mời trao đổi thêm | Nếu cần giải thích thêm, chị cứ liên hệ trực tiếp với em qua số điện thoại bên dưới. |
| Sau khi nhận hỗ trợ | Chân thành cảm ơn anh/chị đã hỗ trợ trong suốt thời gian qua. |
| Xin lỗi vì làm phiền | Xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị ngoài giờ làm việc. Em cảm ơn. |
Đừng chất ba bốn lời cảm ơn liên tiếp. Một lời cảm ơn rõ ràng đáng giá hơn nhiều câu sáo.
Dấu câu và định dạng
- Lời chào cuối đứng riêng một dòng và kết thúc bằng dấu phẩy: "Trân trọng,". Không đặt dấu chấm sau lời chào cuối.
- Không dùng dấu chấm than ở lời chào cuối trong thư công việc.
- Tên người gửi viết ở dòng ngay dưới, viết hoa chữ cái đầu mỗi tiếng (Nguyễn Văn An).
- Chữ ký nên gọn: họ tên, chức danh, đơn vị, số điện thoại. Không cần câu trích dẫn hay ảnh lớn.
- Đặt câu kết trước lời chào cuối, không đặt sau.
Trước và sau: sửa phần kết
Trước:
Anh xem rồi cho em biết nha em cảm ơn nhiều lắm luôn ạ bye anh!!!
Sau:
Mong anh xem và phản hồi giúp em trước thứ Sáu, 6/11. Em cảm ơn anh.
Trân trọng, Phạm Thu Hà Chuyên viên Nhân sự, Công ty Cổ phần Hải Đăng
Bản sau tách thành ba lớp, nêu hạn cụ thể và bỏ các dấu hiệu thân mật thái quá.
Năm cách kết email hoàn chỉnh
1. Gửi sếp (chưa quá thân):
Mong anh duyệt giúp em bản kế hoạch trước thứ Năm, 5/11. Em cảm ơn anh.
Trân trọng, Lê Minh Quân Chuyên viên Kinh doanh
2. Gửi đồng nghiệp ngang cấp:
Bạn gửi giúp mình file số liệu trước 16h hôm nay nhé. Cảm ơn bạn nhiều.
Thân, Hà
3. Gửi khách hàng:
Chúng tôi rất mong sớm nhận được phản hồi của Quý khách để triển khai đúng tiến độ. Xin chân thành cảm ơn Quý khách đã tin tưởng.
Trân trọng, Võ Thanh Tâm Phụ trách chăm sóc khách hàng, Công ty TNHH Bình An 028 0000 0000
4. Gửi giảng viên:
Em xin chân thành cảm ơn cô đã xem xét đơn xin gia hạn của em.
Trân trọng, Nguyễn Hoài Nam Lớp QT03, MSSV 2024xxxx
5. Gửi nhà tuyển dụng sau phỏng vấn:
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian trao đổi với em hôm nay. Em rất mong sớm nhận được thông tin về bước tiếp theo.
Trân trọng, Đặng Thùy Linh 0900 000 000
Những cách kết nên tránh
- Quá cụt: kết thư mà không có lời chào cuối hoặc chữ ký, nhất là thư gửi người chưa quen.
- Quá thân mật với người lớn tuổi hoặc cấp trên: "Hẹn gặp lại nha", "Bye bye".
- Sáo rỗng, lặp lại: nhiều lời chúc dài mà không có việc cụ thể.
- Trộn xưng hô: thân thư xưng "em" nhưng chữ ký lại xưng "tôi".
- Quên cập nhật chữ ký sau khi đổi chức danh hoặc số điện thoại.
Dùng công cụ AdeptWrite để chỉnh phần kết
Bạn có thể dán đoạn kết vào Đổi giọng văn để xem bản trang trọng hơn hoặc thân thiện hơn; công cụ có ba chế độ là Trang trọng, Công sở và Thân mật. Kiểm tra chính tả giúp soát lỗi gõ sai và dấu thanh trước khi gửi, còn Viết email & thư có thể lập bản nháp cả thư từ vài ý của bạn. Kết quả của các công cụ AI chỉ là gợi ý: hãy đọc lại, đối chiếu tên người nhận, ngày hạn và quan hệ vai vế trước khi bấm gửi. Mỗi lần chạy xử lý tối đa 6.000 ký tự.
Liên quan: mở đầu và quy tắc ứng xử
Phần kết ăn khớp với phần mở. Nếu bạn mở thư bằng "Kính gửi", hãy kết bằng "Trân trọng"; nếu mở bằng "Chào Hà", kết bằng "Thân" là hợp. Xem thêm cách mở đầu email, cách viết email chuyên nghiệp và quy tắc ứng xử email công sở. Cách chọn "anh, chị, em, thầy, cô" nằm ở bài xưng hô trong tiếng Việt.
Dùng thử công cụ
Câu hỏi thường gặp
"Trân trọng" và "Kính thư" khác nhau thế nào?
"Trân trọng" là lời chào cuối trang trọng, dùng được cho hầu hết thư công việc: cấp trên, khách hàng, đối tác, giảng viên. "Kính thư" có sắc thái cổ điển và trang nghiêm hơn, hợp với thư gửi lãnh đạo cấp cao hoặc người rất lớn tuổi, nhưng ít gặp trong email hằng ngày.
Sau lời chào cuối dùng dấu phẩy hay dấu chấm?
Dùng dấu phẩy, ví dụ "Trân trọng," rồi xuống dòng viết tên. Không đặt dấu chấm sau lời chào cuối và tránh dấu chấm than trong thư công việc. Câu kết đứng trước lời chào cuối thì kết thúc bằng dấu chấm như câu bình thường.
Có cần viết lời chào cuối trong mọi email không?
Với thư đầu tiên hoặc thư trang trọng thì nên có. Trong chuỗi trao đổi qua lại nhanh với đồng nghiệp quen, bạn có thể bỏ lời chào cuối và chỉ để tên hoặc chữ ký. Nếu người nhận là cấp trên hoặc khách hàng, luôn giữ lời chào cuối cho lịch sự.
Gửi cho đối tác nước ngoài bằng tiếng Việt thì kết thế nào?
Nếu cả hai bên đều đọc tiếng Việt, vẫn dùng "Trân trọng," như thư công việc thông thường. Khi viết bằng tiếng Anh, bạn có thể dùng "Best regards," hoặc "Kind regards,", nhưng đừng trộn hai ngôn ngữ trong cùng một lời chào cuối.
Hướng dẫn liên quan
- Cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Việt: cấu trúc, xưng hô và email mẫu — Một email chuyên nghiệp có sáu phần: tiêu đề nêu rõ việc, lời chào đúng vai vế, mục đích trong hai câu đầu, nội dung ngắ…
- Cách mở đầu email: lời chào và câu dẫn phù hợp với từng người nhận — Mở đầu email gồm hai phần: lời chào đúng vai vế và một câu đầu nêu ngay mục đích. Với cơ quan, đối tác lạ dùng "Kính gửi…