Cách mở đầu email: lời chào và câu dẫn phù hợp với từng người nhận
Mở đầu email gồm hai phần: lời chào đúng vai vế và một câu đầu nêu ngay mục đích. Với cơ quan, đối tác lạ dùng "Kính gửi"; với đồng nghiệp, cấp trên đã quen dùng "Chào anh/chị"; với thầy cô, bắt đầu bằng "Dạ em chào thầy/cô". Bỏ những câu thăm hỏi dài, đi thẳng vào việc trong câu đầu tiên.
Trả lời nhanh: mở đầu email thế nào cho đúng?
Phần mở đầu email tiếng Việt có hai việc: chào đúng người và nói ngay mình viết vì chuyện gì. Lời chào quyết định người nhận thấy bạn có biết phép lịch sự hay không. Câu đầu tiên quyết định họ có đọc tiếp hay không.
| Người nhận | Lời chào gợi ý | Câu đầu gợi ý |
|---|---|---|
| Cơ quan, công ty chưa biết tên người | Kính gửi Quý Công ty, | Tôi viết email này để hỏi về chương trình thực tập tại Quý Công ty. |
| Người lạ biết tên và chức danh | Kính gửi anh Nguyễn Văn Minh, | Tôi là Lê Thu Hà, hiện phụ trách mua hàng tại Công ty An Phát. |
| Cấp trên trực tiếp | Chào chị Hạnh, | Em gửi chị bản báo cáo doanh số tuần này để chị xem trước buổi họp. |
| Đồng nghiệp ngang cấp | Chào Tuấn, | Mình cần nhờ bạn xác nhận số liệu tồn kho trước 16 giờ chiều nay. |
| Thầy cô | Dạ em chào thầy ạ, | Em là Phạm Khánh Linh, sinh viên lớp K67 Kinh tế, em xin phép hỏi thầy về hạn nộp đề cương. |
Bảng trên chỉ là điểm xuất phát. Phần dưới giải thích cách chọn, kèm các câu thay thế cho kiểu mở đầu rườm rà.
Bước 1: xác định vai vế trước khi chọn lời chào
Tiếng Việt không có một chữ "you" chung. Cách gọi người nhận kéo theo cách bạn tự xưng, nên hãy trả lời ba câu hỏi trước khi gõ chữ đầu tiên:
- Người này hơn, ngang hay kém bạn về tuổi và chức vụ?
- Hai bên đã quen nhau hay lần đầu liên lạc?
- Email này là thư công việc chính thức hay trao đổi nhanh trong nhóm?
Từ đó chọn cặp xưng hô và giữ nguyên suốt email. Nếu bạn viết "Chào anh" ở đầu thì phía dưới đừng chuyển sang "Quý ông". Chi tiết về cặp xưng hô nằm ở bài xưng hô trong tiếng Việt.
Các lời chào thường dùng và khi nào dùng
"Kính gửi" cho thư trang trọng
"Kính gửi" là lời mở đầu quen thuộc của công văn, thư mời, thư ứng tuyển và email gửi cơ quan. Công thức thường gặp:
- Kính gửi Quý Công ty, hoặc Kính gửi Phòng Nhân sự, khi chưa biết tên người nhận.
- Kính gửi ông Trần Quốc Bảo, hoặc Kính gửi bà Đỗ Mai Lan, khi biết tên và cần trang trọng.
- Kính gửi Ban Giám hiệu, Kính gửi Quý Thầy Cô, khi viết cho một tập thể.
Lưu ý nhỏ: "Kính gửi" đã mang nghĩa trân trọng nên không cần thêm "Xin" phía trước. Sau lời chào nên dùng dấu phẩy hoặc xuống dòng, không dùng dấu hai chấm trong email thông thường.
"Chào anh/chị" cho môi trường công sở hằng ngày
Với người lớn tuổi hơn hoặc cùng cấp nhưng chưa thân, "Chào anh Dũng," hay "Chào chị Phương," vừa lịch sự vừa gọn. Đây là lựa chọn an toàn nhất cho phần lớn email nội bộ. Nếu nhóm bạn quen kiểu thân mật hơn, "Chào Dũng," hoặc "Hi Dũng," chấp nhận được với đồng nghiệp ngang cấp, nhưng chưa nên dùng với người mới gặp lần đầu.
Khi gửi cho nhiều người, dùng "Chào cả nhà," hoặc "Chào các bạn," cho nhóm ngang hàng; "Kính gửi các anh chị," cho nhóm có người lớn tuổi hoặc cấp cao hơn.
"Dạ em chào thầy/cô" cho giảng viên và người lớn tuổi
Sinh viên gửi giảng viên thường mở bằng "Dạ em chào thầy ạ," hoặc "Em chào cô ạ,". Chữ "dạ" thể hiện thái độ lễ phép, và rất quen thuộc trong cách nói của người Việt. Nếu email mang tính hành chính hơn (nộp đơn, xin xác nhận), có thể mở bằng "Kính gửi thầy/cô" rồi xưng em trong phần nội dung. Nên ghi rõ họ tên, lớp, mã sinh viên ngay ở câu đầu vì giảng viên nhận nhiều email mỗi ngày.
Không có tên người nhận
Khi gửi đến hộp thư chung như tuyendung@ hoặc info@, dùng "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng," hoặc "Kính gửi Quý Công ty,". Tránh "Gửi bạn," hay "Hello," vì nghe thiếu nghiêm túc trong thư xin việc.
Bước 2: viết câu đầu nêu mục đích
Sau lời chào, câu đầu tiên nên trả lời: tôi là ai (nếu chưa quen) và tôi cần gì. Người đọc công sở thường lướt qua hộp thư trên điện thoại, nên chỉ thấy khoảng một đến hai dòng đầu. Hãy đặt thông tin quan trọng nhất vào đó.
Thói quen mở đầu quá dài
Nhiều email tiếng Việt mở đầu bằng cả đoạn thăm hỏi: "Trước hết, em xin gửi lời chúc sức khỏe đến anh và gia đình, chúc anh luôn thành công trong công việc và cuộc sống. Sau đây em xin phép trình bày..." Phép lịch sự này không sai, nhưng trong email công việc nó đẩy nội dung chính xuống dòng thứ tư hoặc thứ năm.
Trước:
Kính gửi anh Hùng, trước hết em xin gửi lời chúc sức khỏe đến anh và gia đình, chúc anh một tuần làm việc thật nhiều niềm vui và thành công. Nhân đây em xin phép được trình bày với anh một việc nhỏ liên quan đến lịch họp tuần sau ạ.
Sau:
Chào anh Hùng,
Em xin phép đề xuất dời buổi họp dự án từ thứ Ba sang thứ Tư tuần sau (thứ Tư, 11/11) vì phòng họp tầng 5 thứ Ba đã có lịch. Anh xem giúp em được không ạ?
Bản sau vẫn lễ phép nhờ "xin phép" và "ạ", nhưng người đọc biết yêu cầu ngay từ câu đầu.
Câu đầu theo từng tình huống
Email làm quen, tiếp cận lần đầu (cold email):
- Tôi là Vũ Thanh Tùng, phụ trách marketing tại Cửa hàng Nhà Xinh. Tôi viết để đề nghị hợp tác đăng bài giới thiệu sản phẩm trên kênh của anh/chị.
- Tôi biết đến Quý Công ty qua buổi hội thảo thương mại điện tử tại TP. Hồ Chí Minh và muốn trao đổi về dịch vụ vận chuyển nội thành.
Hãy nêu lý do vì sao bạn liên hệ người này (một bài viết, một sự kiện, người giới thiệu có tên), thay vì khen chung chung.
Email nhắc lại, theo dõi (follow-up):
- Em xin nhắc lại email em gửi hôm thứ Hai về bản báo giá lô hàng tháng 12, không biết anh/chị đã có thời gian xem chưa ạ?
- Mình viết tiếp email hôm trước về lịch phỏng vấn. Nếu thứ Năm chưa tiện, bạn cho mình xin một khung giờ khác nhé.
Nên nhắc rõ ngày gửi email trước và nội dung, để người nhận không phải lục lại hộp thư.
Email trả lời:
- Cảm ơn anh đã phản hồi nhanh. Em xác nhận sẽ gửi hợp đồng bản cuối trước 17 giờ thứ Sáu.
- Em đã nhận được tài liệu của chị, em sẽ xem và phản hồi trong ngày mai.
Câu đầu của email trả lời nên cho thấy bạn đã đọc và nói luôn kết quả hoặc bước tiếp theo.
Những cách mở đầu nên tránh
| Cách mở đầu | Vấn đề | Thay bằng |
|---|---|---|
| "Em chào anh ạ, em là em." | Người nhận không biết em là ai | Nêu họ tên và đơn vị ngay câu đầu |
| "Xin chào quý khách hàng thân mến" cho mọi người | Nghe như thư quảng cáo hàng loạt | Gọi đúng tên hoặc tên công ty |
| "Dear anh Nam," | Lai ngôn ngữ, mất trang trọng | "Chào anh Nam," hoặc "Kính gửi anh Nam," |
| Chỉ có "Anh ơi" | Quá suồng sã trong thư công việc | "Chào anh [tên]," |
| Câu đầu là lời xin lỗi dài về việc làm phiền | Làm loãng ý chính | "Em xin phép hỏi anh một việc..." rồi vào luôn nội dung |
| Viết hoa toàn bộ hoặc nhiều dấu "!!!" | Gây cảm giác gay gắt | Một câu bình thường, chữ thường |
Danh sách kiểm tra trước khi gửi
- Tên người nhận viết đúng, đủ dấu thanh, đúng họ và chức danh.
- Cặp xưng hô (anh/em, chị/em, thầy/em, tôi/anh) thống nhất từ đầu đến cuối.
- Câu đầu tiên nêu mục đích hoặc yêu cầu chính.
- Không quá hai câu thăm hỏi trước khi vào việc.
- Nếu là lần đầu liên lạc, đã nêu họ tên, đơn vị và lý do liên hệ.
- Dấu câu sau lời chào nhất quán (dùng dấu phẩy hoặc xuống dòng).
Dùng AdeptWrite để chỉnh phần mở đầu
AdeptWrite có vài công cụ miễn phí giúp ích, mỗi lần xử lý tối đa 6.000 ký tự:
- Viết email & thư soạn bản nháp email theo mục đích bạn mô tả. Hãy đọc lại và sửa xưng hô cho đúng quan hệ thực tế, vì công cụ không biết bạn và người nhận thân sơ ra sao.
- Đổi giọng văn có các chế độ Trang trọng, Công sở và Thân mật, hữu ích khi bạn có sẵn một đoạn mở đầu và muốn nó bớt cứng hoặc bớt suồng sã.
- Sửa câu văn gọn lại câu đầu dài dòng.
- Kiểm tra chính tả tiếng Việt bắt lỗi gõ sai và các cặp từ hay viết nhầm trước khi bấm gửi.
Kết quả từ công cụ AI chỉ là bản nháp để bạn xem lại, không phải bản cuối. Phần cách kết thúc thư có ở bài cách kết thúc email, còn khung đầy đủ của một email nằm trong cách viết email chuyên nghiệp.
Hai mẫu hoàn chỉnh để tham khảo
Gửi người chưa quen, xin thông tin thực tập:
Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Hoàng Long,
Tôi là Nguyễn Thị Bích Ngọc, sinh viên năm cuối ngành Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Tôi viết email này để hỏi Quý Công ty có nhận thực tập sinh vị trí hành chính nhân sự từ tháng 1 năm 2027 hay không.
Tôi xin gửi kèm CV để Quý Công ty tham khảo. Rất mong nhận được phản hồi của Quý Công ty.
Trân trọng, Nguyễn Thị Bích Ngọc
Gửi cấp trên đã quen, xin ý kiến:
Chào chị Vân,
Em gửi chị bản nháp kế hoạch quý I để chị cho ý kiến trước thứ Năm. Phần ngân sách ở trang 3 em đang phân vân, mong chị xem giúp trước ạ.
Em cảm ơn chị.
Cả hai bản đều bắt đầu bằng một lời chào ngắn đúng vai vế và đi vào việc chính từ câu đầu tiên.
Dùng thử công cụ
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu email bằng "Kính gửi" hay "Chào"?
Dùng "Kính gửi" khi viết cho cơ quan, công ty hoặc người lạ, nhất là thư xin việc và thư chính thức. Dùng "Chào anh/chị [tên]" cho đồng nghiệp và cấp trên đã quen trong công việc hằng ngày. Nếu phân vân, chọn "Kính gửi" vì trang trọng hơn một chút vẫn an toàn hơn thiếu lịch sự.
Có cần thăm hỏi sức khỏe ở đầu email công việc không?
Không bắt buộc. Một cụm ngắn như "Chúc anh một tuần làm việc hiệu quả" là đủ, nhưng đừng viết cả đoạn. Người đọc thường xem hộp thư trên điện thoại và chỉ thấy vài dòng đầu, nên hãy đặt mục đích email vào câu đầu tiên hoặc câu thứ hai.
Email gửi giảng viên nên mở đầu thế nào?
Mở bằng "Dạ em chào thầy/cô ạ," hoặc "Kính gửi thầy/cô," rồi nêu họ tên, lớp, mã sinh viên và việc cần hỏi ngay câu đầu. Giảng viên nhận nhiều email mỗi ngày, nên thông tin định danh rõ ràng giúp họ trả lời nhanh hơn và không phải hỏi lại.
Không biết tên người nhận thì chào thế nào?
Dùng tên đơn vị hoặc bộ phận: "Kính gửi Quý Công ty," "Kính gửi Phòng Nhân sự," "Kính gửi Ban Tuyển sinh,". Nên tìm tên người phụ trách trên website hoặc LinkedIn của công ty trước nếu có thể, vì gọi đúng tên người thường tạo thiện cảm hơn lời chào chung.
Hướng dẫn liên quan
- Cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Việt: cấu trúc, xưng hô và email mẫu — Một email chuyên nghiệp có sáu phần: tiêu đề nêu rõ việc, lời chào đúng vai vế, mục đích trong hai câu đầu, nội dung ngắ…
- Cách kết thúc email: câu kết thư, lời chào cuối và chữ ký — Kết email theo ba lớp: một câu nêu việc tiếp theo (ví dụ "Mong anh phản hồi trước thứ Sáu"), lời chào cuối đúng mức tran…
- Cách xưng hô trong tiếng Việt: chọn tôi, em, anh, chị, bạn, mình cho đúng — Khi viết tiếng Việt, hãy chọn cách xưng hô theo quan hệ giữa hai người rồi giữ nguyên suốt văn bản. Với người chưa quen …
- Quy tắc ứng xử khi gửi email công sở: 15 nguyên tắc kèm bảng nên và không nên — Email công sở tử tế có tiêu đề cụ thể, xưng hô đúng vai vế, nội dung ngắn, yêu cầu rõ kèm thời hạn, và chỉ gửi cho đúng …