Grußformel in der E-Mail: Welcher Gruß passt zu welchem Anlass?
Im förmlichen Geschäftsverkehr schließen Sie mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“, unter Kollegen und bei bekannten Kontakten mit „Viele Grüße“ oder „Beste Grüße“. Nach der Grußformel steht kein Komma und kein Punkt; darunter folgen Ihr Name und die Signatur. In der Schweiz schreibt man „Freundliche Grüsse“ mit ss.
Die kurze Antwort
Die Grußformel richtet sich nach dem Verhältnis zum Empfänger. Förmlich schreiben Sie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“, im Arbeitsalltag mit bekannten Kontakten „Viele Grüße“ oder „Beste Grüße“, unter Duz-Kollegen auch „Liebe Grüße“ oder einfach „Grüße“. Hinter die Formel setzen Sie weder Komma noch Punkt. Darunter steht Ihr Vor- und Nachname, danach die Signatur mit Funktion und Kontaktdaten.
Diese Seite zeigt die gängigen Formeln nach Förmlichkeit, erklärt die Zeichensetzung, geht auf Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz ein und liefert Beispiele für die letzten Sätze vor dem Gruß. Wer die Mail von vorn aufbauen will, findet den Ablauf im Ratgeber Geschäftliche E-Mail schreiben.
Grußformeln nach Förmlichkeit
| Situation | Passende Formel | Hinweis |
|---|---|---|
| Behörde, Bewerbung, Erstkontakt, Beschwerde | Mit freundlichen Grüßen | Der förmliche Standard, passt fast überall |
| Förmlich, aber etwas weniger steif | Freundliche Grüße | Gleiche Wirkung, kürzer |
| Laufender Kontakt, Kunden, Lieferanten | Viele Grüße | Höflich und freundlich, im Büro sehr verbreitet |
| Gut bekannte Geschäftspartner | Beste Grüße | Etwas weniger persönlich als „Viele Grüße“ |
| Kollegen, die Sie duzen | Liebe Grüße, Schöne Grüße, Grüße | Zur „Du“-Anrede passend |
| Vor einem Wochenende oder Feiertag | Ein schönes Wochenende und freundliche Grüße | Nur, wenn es zum Verhältnis passt |
| Mit Ortsbezug | Sonnige Grüße aus Hamburg | Eher bei bekannten Kontakten, nicht im Erstschreiben |
Die Anrede und die Grußformel sollten zusammenpassen: Auf „Sehr geehrte Frau Dr. Weber,“ folgt „Mit freundlichen Grüßen“, auf „Hallo Jonas,“ passt „Viele Grüße“ oder „Liebe Grüße“. Ein Bruch zwischen beiden fällt auf. Die Wahl zwischen Sie und Du behandelt der Ratgeber Du oder Sie schreiben, die Anrede selbst der Ratgeber Anrede in Briefen und Mails.
Was bei „Mit freundlichen Grüßen“ genau stimmt
Die ausgeschriebene Form ist korrekt und überall verständlich. Zulässig ist auch die Singularform „Mit freundlichem Gruß“. Beide Varianten sind gleichwertig; die Pluralform ist in Mails häufiger.
Die Abkürzung MfG gilt in förmlichen Mails als zu knapp und wirkt schnell nachlässig. Schreiben Sie die Formel besser aus. Dasselbe gilt für „LG“ und „VG“: Unter engen Kollegen üblich, an Kunden oder Vorgesetzte eher nicht.
„Hochachtungsvoll“ klingt heute altmodisch und fast distanziert. Als Gruß in einer E-Mail ist es kaum noch üblich.
Komma, Punkt, Großschreibung: die Zeichensetzung
Nach der Grußformel steht kein Komma und kein Punkt. Der Gruß ist ein eigener Block, kein Satz, der noch weitergeht. Der Name folgt in der nächsten Zeile.
Richtig:
Mit freundlichen Grüßen
Lena Hoffmann
Falsch:
Mit freundlichen Grüßen,
Lena Hoffmann.
Anders ist es bei der Anrede am Anfang: Nach „Sehr geehrte Frau Hoffmann“ setzen Sie heute ein Komma, und der Text beginnt danach klein, wenn das erste Wort kein Substantiv oder Name ist. Alternativ steht kein Satzzeichen, und der Text beginnt groß. Diese Konventionen für Anrede und Schlussformel folgen den Regeln für Geschäftsbriefe nach DIN 5008, die auch für E-Mails als Orientierung gelten. Zur Sicherheit können Sie Ihren Text mit dem Rechtschreibprüfer und dem Grammatik- und Kommaprüfer durchgehen lassen.
Ein häufiger Fehler ist das Komma vor dem Namen aus Gewohnheit. Er fällt in jeder Mail an derselben Stelle auf, sodass es sich lohnt, die Regel einmal zu verinnerlichen.
Deutschland, Österreich, Schweiz
Das Standarddeutsch der drei Länder unterscheidet sich in der Schlussformel nur in Einzelheiten:
- Deutschland: „Mit freundlichen Grüßen“, „Freundliche Grüße“, „Viele Grüße“ und „Beste Grüße“ sind üblich.
- Österreich: Dieselben Formeln gelten. Hinzu kommt der Wunsch nach Titeln: In der Anrede und der Signatur gehören akademische Grade wie „Mag.“ oder „Dr.“ häufiger dazu als in Deutschland. Die Grußformel selbst bleibt in der Regel gleich.
- Schweiz: Hier gibt es kein ß. Es heißt „Freundliche Grüsse“ oder „Mit freundlichen Grüssen“ mit Doppel-s, in der Anrede „Sehr geehrte Frau Keller“. Bei bekannten Kontakten sind „Beste Grüsse“ und „Liebe Grüsse“ üblich.
Wenn Sie an einen Empfänger in einem anderen Land schreiben, passen Sie die Schreibung an dessen Gewohnheit an. Wer in der Schweiz schreibt, nutzt auch bei „Straße“ das Doppel-s („Strasse“). Der Rat für deutsche Rechtschreibung gibt das amtliche Regelwerk für Deutschland, Österreich und die Schweiz gemeinsam heraus; in der Schweiz ist es üblich, statt des ß immer „ss“ zu schreiben.
Der letzte Satz vor dem Gruß
Zwischen dem eigentlichen Anliegen und der Grußformel steht oft ein kurzer Abschlusssatz. Er sollte genau eines leisten: den nächsten Schritt festhalten oder sich bedanken. Allgemeine Floskeln wie „Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung“ sind höflich, aber austauschbar.
Statt:
Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
besser (wenn es etwas zu tun gibt):
Bitte senden Sie mir die Unterlagen bis Freitag, den 13. November, zu. Bei Fragen erreichen Sie mich unter 0711 1234567.
Weitere Muster, nach Anlass geordnet:
- Bitte um Antwort: „Über eine kurze Rückmeldung bis Mittwoch würde ich mich freuen.“
- Dank im Voraus: „Vielen Dank für Ihre Unterstützung.“ (Besser als „Danke im Voraus“, das manche als Druck empfinden.)
- Nach einem Termin: „Ich freue mich auf unser Gespräch am Dienstag um 10 Uhr.“
- Bei einer Absage: „Ich bedauere die Umstände und danke für Ihr Verständnis.“
- Bei Anhängen: „Die Angebotsunterlagen finden Sie im Anhang.“
Prüfen Sie, ob der Satz nur wiederholt, was oben schon steht. Dann können Sie ihn streichen.
Signatur: was unter den Gruß gehört
Eine gute Signatur ist knapp. Unter dem Gruß stehen in dieser Reihenfolge:
- Vor- und Nachname, bei förmlichen Mails ausgeschrieben.
- Funktion oder Position und Abteilung.
- Unternehmen mit Anschrift.
- Telefonnummer, bei Bedarf Mobilnummer, im Format wie „+49 711 1234567“.
- Website oder Verweis auf Profil.
Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen
Lena Hoffmann
Leiterin Kundenservice
Muster Bürobedarf GmbH
Königstraße 12, 70173 Stuttgart
Tel. +49 711 1234567
Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland ähnlichen Pflichtangaben wie Geschäftsbriefe: Je nach Rechtsform gehören Angaben wie Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer sowie die Geschäftsführung in die Mail, meist als Fußzeile. Welche Angaben für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrem Steuerberater. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Vermeiden Sie lange Zitate, große Bilder und mehrzeilige Hinweise zur Umwelt in der Signatur. Sie vergrößern die Mail, lenken ab und sind auf dem Handy mühsam zu lesen.
Häufige Fehler
- Komma nach der Grußformel („Mit freundlichen Grüßen,“): Streichen.
- „Mit freundlichen Grüssen“ in Deutschland: Das Doppel-s ist schweizerisch. In Deutschland und Österreich steht „ß“.
- Zu viele Verabschiedungen: „Beste Grüße und einen schönen Tag noch! Viele Grüße“ doppelt den Gruß.
- Duz-Gruß bei Sie-Anrede: „Hallo Herr Meier“ plus „Liebe Grüße“ passt nicht zusammen.
- Kein Name unter dem Gruß: Der Absendername im Mailprogramm ersetzt die Unterschrift nicht.
- Großschreibung falsch: In der Formel „Mit freundlichen Grüßen“ schreiben Sie „freundlichen“ klein und „Grüßen“ groß.
- Abgeschnittene Signatur auf dem Handy: Prüfen Sie die Darstellung einmal in der Vorschau.
Checkliste vor dem Absenden
- Passen Anrede und Gruß zur Förmlichkeit (Sie/Du)?
- Steht nach dem Gruß kein Komma und kein Punkt?
- Ist die Schreibung des Landes beachtet (ß oder ss)?
- Nennt der letzte Satz einen konkreten nächsten Schritt?
- Stehen Name, Funktion, Firma und Telefonnummer vollständig in der Signatur?
- Haben Sie den Anhang tatsächlich angehängt?
Wie Sie die Werkzeuge von AdeptWrite dafür nutzen
Wenn Sie eine Mail nur grob im Kopf haben, formuliert der E-Mail- und Brief-Formulierer aus wenigen Stichpunkten einen Entwurf, wahlweise als formeller Brief, als Bewerbung oder als Nachfass-Mail. Angaben, die Sie nicht liefern, bleiben als [Platzhalter] stehen und werden nicht erfunden. Der Entwurf ist ein Vorschlag: Prüfen Sie Namen, Daten und die Grußformel selbst. Pro Durchgang verarbeitet das Werkzeug bis zu 6.000 Zeichen.
Klingt ein fertiger Text zu steif oder zu locker, hilft der Tonfall-Wechsler mit den Modi Formell, Geschäftlich und Locker. Er ändert den Ton des Textes, aber nicht automatisch die Grußformel; kontrollieren Sie diese nach der Umformulierung. Für den letzten Feinschliff nutzen Sie die Rechtschreibprüfung, die im Browser läuft, und den Grammatik- und Kommaprüfer.
Wie geht es weiter?
Haben Sie die Schlussformel gesetzt, lohnt sich ein Blick auf die Betreffzeile, die über das Öffnen der Mail entscheidet, und bei Bewerbungen auf das Anschreiben nach DIN 5008. Die Kommaregeln, die in dieser Seite nur gestreift werden, erklärt der Ratgeber Komma-Regeln.
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Häufig gestellte Fragen
Steht nach „Mit freundlichen Grüßen“ ein Komma?
Nein. Nach der Grußformel stehen weder Komma noch Punkt. Der Name folgt in der nächsten Zeile. Nur die Anrede am Anfang der Mail erhält ein Komma, zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Hoffmann,“. Die Formel am Ende ist ein eigener Block, kein Satz.
Ist „MfG“ als Abkürzung in Ordnung?
In förmlichen Mails besser nicht. „MfG“ wirkt knapp und wird von vielen Empfängern als unhöflich gelesen. Schreiben Sie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ aus. Unter vertrauten Kollegen ist „LG“ oder „VG“ gebräuchlich, an Kunden oder Vorgesetzte sollten Sie es vermeiden.
Wie schreibe ich die Grußformel in der Schweiz?
Mit Doppel-s statt ß: „Freundliche Grüsse“ oder „Mit freundlichen Grüssen“. Die Schweiz verwendet in der Standardschreibung kein ß. Bei bekannten Kontakten sind „Beste Grüsse“ und „Liebe Grüsse“ üblich. Passen Sie die Schreibung an das Land des Empfängers an.
Was ist besser: „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“?
„Freundliche Grüße“ ist etwas förmlicher und passt zu Sie-Anrede und Erstkontakt. „Viele Grüße“ klingt wärmer und eignet sich für laufenden Austausch mit Kunden und Kollegen. Entscheidend ist, dass der Gruß zur Anrede passt: Auf „Hallo Frau Weber“ folgt eher „Viele Grüße“.
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