Geschäftliche E-Mail schreiben: Aufbau, Tonfall und Muster zum Anpassen

Eine gute geschäftliche E-Mail hat einen klaren Betreff, eine passende Anrede, einen kurzen Einstieg mit dem Anlass, einen Hauptteil mit Fakten und einer konkreten Bitte sowie eine Grußformel mit Namen. Schreiben Sie sachlich, nennen Sie Fristen ausdrücklich und halten Sie Absätze kurz. Ob Sie siezen oder duzen, richtet sich nach dem Betrieb und dem bisherigen Kontakt.

Die kurze Antwort: So ist eine geschäftliche E-Mail aufgebaut

Eine geschäftliche E-Mail besteht aus fünf Bausteinen: Betreff, Anrede, Anliegen, Bitte mit Frist und Gruß mit Namen. Wer in dieser Reihenfolge schreibt, wird schnell verstanden. Der Betreff nennt Thema und Bezug, die Anrede passt zum Verhältnis, der erste Satz sagt, worum es geht, und die Bitte steht so, dass der Empfänger sie nicht suchen muss.

Das klingt einfach, scheitert im Alltag aber an Kleinigkeiten: ein Betreff wie „Frage“, ein Einstieg mit drei Sätzen Vorrede, eine Bitte im letzten Nebensatz. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau Schritt für Schritt, gibt Muster für drei häufige Anlässe und erklärt, wann Sie siezen und wann duzen. Die Beispiele sind erfunden und dienen als Vorlage zum Anpassen.

Der Aufbau im Überblick

Jeder Baustein bekommt eine eigene Zeile oder einen eigenen Absatz. Leerzeilen zwischen den Absätzen machen eine Mail am Bildschirm deutlich lesbarer als ein einziger Textblock.

Schritt 1: Betreff, der die Mail auffindbar macht

Der Betreff entscheidet, ob und wann Ihre Mail gelesen wird, und später, ob man sie wiederfindet. Nennen Sie das Thema konkret und fügen Sie vorhandene Bezugszeichen hinzu, etwa Rechnungs-, Kunden- oder Angebotsnummer. Alle Regeln und viele Beispiele stehen im Ratgeber zur Betreffzeile in E-Mails.

• Schwach: „Frage“
• Besser: „Rückfrage zu Angebot Nr. 88/26: Lieferzeit“

Schritt 2: Die richtige Anrede

Im förmlichen Kontakt schreiben Sie „Sehr geehrte Frau Weber,“ oder „Sehr geehrter Herr Yilmaz,“. Nach dem Komma beginnt die nächste Zeile klein, es sei denn, das erste Wort ist ein Substantiv oder Name. Kennen Sie den Ansprechpartner nicht, hilft ein Blick auf die Website des Unternehmens oder ein kurzer Anruf beim Empfang. Erst wenn das nicht gelingt, bleibt „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Welche Anrede für welche Lage passt, auch bei Titeln und mehreren Empfängern, beschreibt der Ratgeber zur Anrede in Briefen und Mails.

Unter Kolleginnen und Kollegen, die sich duzen, genügt „Hallo Jana,“ oder „Liebe Jana,“. Wechseln Sie die Form nicht mitten in einer Mail.

Schritt 3: Der Einstieg nennt den Anlass

Der erste Satz sagt, warum Sie schreiben. Floskeln wie „ich hoffe, es geht Ihnen gut“ sind nicht verboten, aber sie kosten den Empfänger Zeit, bevor er das Anliegen erfährt. Besser ist ein Satz mit Bezug:

• „ich schreibe Ihnen wegen unseres Telefonats vom 4. November.“
• „vielen Dank für Ihr Angebot vom 3. November.“
• „zu Ihrer Anfrage vom Montag habe ich folgende Auskunft.“

Ein Bezug auf das letzte Gespräch oder die letzte Mail hilft dem Empfänger, das Thema sofort einzuordnen. Beim Erstkontakt stellen Sie sich in einem halben Satz vor: „Ich bin Einkäuferin bei der Müller GmbH in Hannover und möchte ein Angebot einholen.“

Schritt 4: Hauptteil mit klarer Bitte

Im Hauptteil stehen die Fakten, die der Empfänger braucht, und danach die konkrete Bitte. Halten Sie sich an diese Regeln:

1. Ein Thema pro Mail. Wer drei Anliegen hat, schreibt drei Mails oder nummeriert die Punkte klar.
2. Kurze Absätze. Drei bis vier Sätze pro Absatz sind am Bildschirm gut lesbar.
3. Die Bitte ausdrücklich formulieren. „Bitte bestätigen Sie mir den Termin bis Freitag, 13. November“ ist verbindlicher als „Ich würde mich über eine Rückmeldung freuen“.
4. Fristen mit Datum nennen. „Bis Ende der Woche“ versteht jeder anders; „bis Freitag, 13. November, 12 Uhr“ nicht.
5. Anhänge im Text erwähnen. Ein Satz wie „Im Anhang finden Sie das Angebot als PDF“ verhindert vergessene Dateien. Prüfen Sie vor dem Senden, ob der Anhang wirklich dranhängt.
6. Aufzählungen nutzen, wenn der Empfänger mehrere Angaben liefern soll.

Auf Höflichkeit müssen Sie dabei nicht verzichten. Der Konjunktiv („Könnten Sie mir bitte …“) ist im Deutschen üblich und nicht unterwürfig. Übertreiben Sie ihn aber nicht: „Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie eventuell die Möglichkeit hätten …“ verwässert die Bitte.

Schritt 5: Gruß, Name und Signatur

Im förmlichen Verkehr schließen Sie mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“, unter Bekannten mit „Viele Grüße“ oder „Beste Grüße“. Nach der Grußformel steht kein Komma und kein Punkt. In der Schweiz schreibt man „Freundliche Grüsse“ mit ss. Die Unterschiede und die Frage, wann welcher Gruß passt, behandelt der Ratgeber zu den Grußformeln am Ende einer E-Mail.

Unter dem Namen folgt die Signatur mit Funktion, Firma, Telefonnummer und Anschrift. Welche Pflichtangaben Geschäftsmails von Unternehmen enthalten müssen, hängt von der Rechtsform und dem Land ab; im Zweifel fragen Sie Ihre Verwaltung oder Rechtsabteilung. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.

Sie oder Du im Betrieb?

Im Zweifel siezen Sie. Das gilt für Erstkontakte, für Kunden, Behörden und Vorgesetzte, solange niemand das Du anbietet. Viele Unternehmen, besonders Start-ups, Agenturen und Handwerksbetriebe, duzen sich intern durchgehend; in Banken, Kanzleien, Ämtern und größeren Konzernen ist das Sie weiter verbreitet. Eine feste Regel gibt es nicht, es zählt die Kultur des einzelnen Betriebs.

• Das Du wird angeboten, in der Regel vom Älteren, Ranghöheren oder Gastgeber. Wer es anbietet, sollte auch bereit sein, es dauerhaft zu nutzen.
• Intern Du, extern Sie: Das ist in vielen Firmen üblich. Prüfen Sie bei Kunden, ob sich dort schon ein Du eingespielt hat.
• In der Schweiz und in Österreich gelten dieselben Grundregeln; die Förmlichkeit ist in der Schweiz im Alltag teils etwas lockerer, in Österreich bleiben Titel in der Anrede wichtiger. Orientieren Sie sich an der Mail, auf die Sie antworten.

Eine ausführliche Entscheidungshilfe mit Beispielen bietet der Ratgeber Du oder Sie schreiben. Großgeschrieben werden „Sie“, „Ihr“ und „Ihnen“ in der Anrede immer, „du“ und „dein“ dagegen schreibt man nach der aktuellen Regel klein; die Großschreibung (Du, Dein) bleibt in Briefen und Mails aber zulässig, solange Sie einheitlich bleiben.

Muster 1: Anfrage

Betreff: Anfrage: 25 Bürostühle, Lieferung bis Ende Januar

Sehr geehrter Herr Brandt,

wir sind ein Steuerbüro in Münster und suchen für den Neubezug unserer Räume 25 ergonomische Bürostühle. Auf Ihrer Website haben wir das Modell „Vita 300“ gesehen.

Bitte senden Sie uns ein Angebot mit Preis pro Stück, Lieferzeit und Garantiebedingungen. Wir benötigen die Lieferung bis spätestens 30. Januar.

Für Rückfragen erreichen Sie mich unter 0251 000000.

Mit freundlichen Grüßen Sabine Keller

Warum das funktioniert: Der Anlass steht im ersten Absatz, die Bitte hat drei konkrete Teile und eine Frist, die Erreichbarkeit ist genannt.

Muster 2: Terminabsage mit Alternative

Betreff: Terminverschiebung: Besprechung am Donnerstag, 19. November

Guten Tag Herr Schulz,

leider muss ich unseren Termin am Donnerstag, 19. November, um 10 Uhr absagen, da ich kurzfristig einen Kundentermin wahrnehmen muss. Bitte entschuldigen Sie die Umstände.

Passt Ihnen stattdessen Dienstag, 24. November, um 10 Uhr, oder Mittwoch, 25. November, um 14 Uhr? Ich richte mich gern nach Ihnen.

Freundliche Grüße Lena Fischer

Eine Absage ist dann gelungen, wenn sie den Grund knapp nennt, sich ohne Umschweife entschuldigt und sofort eine Alternative anbietet. Zwei konkrete Vorschläge sparen dem Empfänger eine Rückfrage.

Muster 3: Nachfassen

Betreff: Nachfrage zu Angebot Nr. 88/26 vom 3. November

Sehr geehrte Frau Weber,

am 3. November habe ich Ihnen eine Anfrage zu Lieferzeiten geschickt. Da ich bisher keine Antwort erhalten habe, frage ich freundlich nach, ob Sie die Mail erreicht hat.

Für unsere Planung wäre eine Rückmeldung bis Freitag, 13. November, hilfreich. Bei Fragen rufen Sie mich gern an.

Mit freundlichen Grüßen Tim Yilmaz

Nachfassen wirkt höflich, wenn Sie nicht vorwurfsvoll klingen. Sagen Sie, worauf Sie sich beziehen, nennen Sie eine neue Frist und lassen Sie offen, dass die Mail untergegangen sein kann. Warten Sie vorher einige Arbeitstage, bei einfachen Anfragen meist zwei bis drei, bei Angeboten oder Bewerbungen länger.

Tonfall: Vorher-nachher

Ein sachlicher, freundlicher Ton ist fast immer richtig. Ironie, Ausrufezeichenketten und Großbuchstaben wirken in geschäftlicher Korrespondenz schnell unfreundlich, weil Mimik und Stimme fehlen.

Häufige Fehler

• Die Bitte versteckt sich im Text. Setzen Sie sie in einen eigenen Absatz oder in einen kurzen Satz am Ende des Hauptteils.
• Zu lang. Wenn Sie scrollen müssen, um das Ende zu sehen, prüfen Sie, ob eine Anlage oder ein Telefonat sinnvoller wäre.
• Falsche Anrede. Ein falsch geschriebener oder vertauschter Name wirkt sofort schlecht. Prüfen Sie ihn gegen die Signatur des Empfängers.
• Vergessener Anhang. Erwähnen Sie den Anhang im Text und kontrollieren Sie ihn vor dem Absenden.
• Antwort an alle ohne Not. Setzen Sie nur die Personen in Kopie (CC), die die Mail wirklich betrifft. Verwenden Sie BCC, wenn Empfänger ihre Adressen nicht gegenseitig sehen sollen.
• Rechtschreibfehler und fehlende Kommas. Besonders Namen, Zahlen und Daten gegenlesen.
• Unklarer Absender. Verwenden Sie eine seriöse Absenderadresse mit Ihrem Namen, nicht nur ein Kürzel.

Checkliste vor dem Absenden

• Nennt der Betreff Thema und Bezug?
• Stimmen Name und Anrede, passt Sie oder Du?
• Steht der Anlass im ersten Satz?
• Ist die Bitte konkret, mit Datum als Frist?
• Sind die Absätze kurz und die Sätze verständlich?
• Ist der Anhang erwähnt und tatsächlich angehängt?
• Passt der Gruß zur Anrede, und steht darunter der vollständige Name samt Kontaktdaten?
• Sind Rechtschreibung und Zeichensetzung geprüft?

Mit AdeptWrite schreiben und prüfen

Wenn Sie nur Stichpunkte haben, hilft der Assistent E-Mail & Brief formulieren. Er schreibt aus Ihren Angaben einen Entwurf mit Betreff, Anrede und Grußformel und kennt die Modi Formeller Brief, Bewerbung (die kurze Bewerbungs-E-Mail) und Nachfassen. Angaben, die Sie nicht machen, etwa Ihren Namen oder ein Datum, bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, statt erfunden zu werden. Lesen und ergänzen Sie den Entwurf immer selbst, bevor Sie ihn senden.

Ist der Ton noch nicht richtig, hilft Tonfall ändern: Das Tool schreibt einen vorhandenen Text formeller, geschäftlicher oder lockerer um. Zum Schluss prüft die Grammatikprüfung Grammatik, Kommasetzung und Rechtschreibung und markiert jede Änderung, die Rechtschreibprüfung läuft im Browser und findet Tippfehler und veraltete Schreibungen wie „daß“; sie ist kein vollständiges Wörterbuch. Jedes dieser Werkzeuge verarbeitet pro Durchlauf bis zu 6.000 Zeichen, das reicht für die meisten Mails. Im Zweifel klären Sie einzelne Schreibungen im Duden oder im DWDS. Ein ausführlicher Blick auf Bewerbungen per Mail findet sich im Ratgeber zum Anschreiben. Stand der Hinweise zu den Werkzeugen: 2026-11-01.

← Alle Ratgeber