Kako napisati motivacijsko pismo: struktura, primjeri za prvi posao i za iskusne kandidate

Dobro motivacijsko pismo staje na jednu stranicu i u četiri odlomka odgovara na tri pitanja poslodavca: zašto to radno mjesto, zašto ta tvrtka i zašto baš Vi. Počnite konkretnim razlogom prijave, navedite dva ili tri dokaza iz iskustva i završite pristojnim prijedlogom razgovora. Ne prepričavajte životopis, a poslodavca oslovljavajte s Vi.

Odgovor u jednoj rečenici: što motivacijsko pismo mora napraviti

Motivacijsko pismo je kratak, osoban tekst uz životopis u kojem objašnjavate zašto se prijavljujete na to radno mjesto, što možete ponuditi i zašto biste željeli raditi baš u toj tvrtki. Životopis pokazuje što ste radili; pismo pokazuje zašto to vrijedi poslodavcu i zašto ste se odlučili javiti. Ako pismo samo ponavlja životopis, čitatelj nije dobio ništa novo.

Okvirno pravilo koje se dobro pokazuje u praksi: jedna stranica, četiri odlomka, nijedna rečenica koja bi jednako pristajala uz bilo koju drugu tvrtku. Ako natječaj propisuje drukčije (primjerice, traži pismo u zasebnom polju na internetskom obrascu ili ograničava broj znakova), vrijedi uputa iz natječaja, a ne ovaj vodič.

Kome pišete i što poslodavac u Hrvatskoj stvarno čita

Natječaji se u Hrvatskoj najčešće objavljuju na portalima za oglašavanje poslova (primjerice MojPosao), na stranicama samih tvrtki, na LinkedInu i, za javni sektor, na stranicama ustanova i Hrvatskog zavoda za zapošljavanje (HZZ). Za javna tijela i ustanove tekst natječaja određuje što se prilaže: često je to prijava, životopis i dokazi o ispunjavanju uvjeta, a motivacijsko pismo ne mora biti obvezno. Za privatni sektor pismo se uobičajeno traži, ali je često dio mailske prijave, ne zasebni privitak. Zato prije pisanja pažljivo pročitajte natječaj: što točno traže, do kojeg roka, na koju adresu i u kojem obliku.

Zapamtite o čitatelju: osoba u kadrovskoj službi ili voditelj tima prolazi kroz velik broj prijava i često pročita samo početak pisma, a pismo mogu čitati i dvije osobe, ona koja provjerava uvjete i ona koja odlučuje o razgovoru. Prvi odlomak mora zadovoljiti obje.

Točne rokove i uvjete za pojedini natječaj uvijek čitajte u samom natječaju. Ovdje ih ne navodimo jer se mijenjaju od natječaja do natječaja.

Struktura pisma u četiri odlomka

Tehnički izgled (zaglavlje, datum, naslov, pozdrav, font) opisan je u zasebnom vodiču Format motivacijskog pisma. Ovdje se bavimo sadržajem i tonom.

1. Uvod: počnite razlogom, ne frazom

Najčešći loš početak je „Obraćam Vam se povodom natječaja objavljenog na portalu…”. Ta je rečenica točna, ali nikoga ne zanima. Navedite radno mjesto i odmah dodajte razlog.

Slabije: „Obraćam Vam se u vezi s natječajem za radno mjesto referenta prodaje koji je objavljen na portalu MojPosao.”

Bolje: „Na natječaj za referenta prodaje javljam se jer posljednje tri godine radim u maloprodaji namještaja u Splitu, a upravo takvo iskustvo s kupcima i narudžbama tražite u oglasu.”

Druga verzija u jednoj rečenici kaže tko ste, što tražite i zašto ste relevantni. Ako Vas je preporučio zaposlenik tvrtke, to možete napisati odmah u prvoj rečenici, ali samo uz njegovu suglasnost.

2. Što nudite: dokazi, ne pridjevi

Rečenice poput „marljiva sam, komunikativna i timski igrač” ne dokazuju ništa jer ih piše svaki kandidat. Zamijenite ih konkretnim situacijama.

Slabije: „Odlikuje me odgovornost i dobra komunikacija s ljudima.”

Bolje: „Na blagajni sam tijekom ljetne sezone svakodnevno posluživao kupce, a u rujnu sam preuzeo uvođenje novih kolega, pa znam objasniti postupak i strpljivo odgovarati na pitanja.”

Pravilo: svaka tvrdnja o sebi treba imati primjer, a primjer treba imati jasnu vezu s onim što natječaj traži. Uzmite natječaj, podcrtajte tri najvažnija zahtjeva i za svaki pronađite po jedan dokaz iz vlastitog iskustva. Ako nemate radno iskustvo, dokazi mogu biti studentski projekti, praksa, volontiranje, seminarski rad, sudjelovanje u udruzi ili sportu, ali samo ono što je istina i što možete objasniti na razgovoru.

Brojke koristite samo ako su Vaše i provjerljive („vodio sam skupinu od pet studenata na projektu”), a ne zbog dojma.

3. Zašto ta tvrtka: pokažite da ste istražili

Ovaj odlomak najčešće razlikuje pismo napisano za konkretnu tvrtku od predloška. Pogledajte mrežne stranice, objave i proizvode ili usluge tvrtke, pa navedite jednu stvar koja Vas stvarno zanima: projekt, vrijednost, način rada, razvoj u regiji, program stažiranja. Pazite da ne zvuči kao laskanje.

Slabije: „Vaša je tvrtka vodeći lider na tržištu i uvijek sam sanjao raditi u njoj.”

Bolje: „Zanima me rad u tvrtki koja svoje proizvode razvija i proizvodi u Hrvatskoj, a u opisu radnog mjesta posebno me privuklo da se novi zaposlenici uključuju u izravnu suradnju s kupcima.”

Ako o tvrtki ne znate ništa konkretno, najprije to nadoknadite istraživanjem; izmišljanje razloga primijetit će se na razgovoru.

4. Završetak: jasno i pristojno

Završite prijedlogom sljedećeg koraka i zahvalom. Ne molite i ne zahtijevajte.

• „Rado bih Vam na razgovoru detaljnije predstavila svoje iskustvo.”
• „Zahvaljujem na izdvojenom vremenu i radujem se Vašem odgovoru.”

Pozdrav na kraju: S poštovanjem ili Srdačan pozdrav, nakon čega slijedi ime i prezime. U e-mailu dodajte telefon i adresu e-pošte u potpis. Za više izbora završetaka pogledajte i vodič Kako završiti e-mail.

Ton i jezik: oslovljavanje s Vi

U pismu se poslodavac oslovljava s Vi pisanim velikim početnim slovom (Vi, Vas, Vama, Vaš), jer je riječ o izravnom, uljudnom obraćanju jednoj osobi ili tvrtki. Taj je običaj dio hrvatskoga pravopisa (Hrvatski pravopis, Institut za hrvatski jezik i jezikoslovlje, pravopis.hr): uljudno Vi piše se velikim početnim slovom u pismima i sličnim tekstovima. Pazite da ga pišete dosljedno; jedno malo „vi” usred pisma izgleda kao previd. Više o oslovljavanju pogledajte u vodiču Obraćanje: ti i Vi.

Savjeti za jezik:

• Pišite aktivno i konkretno. „Vodila sam rezervacije” bolje je od „Bila sam zadužena za vođenje rezervacija”.
• Pazite na rod. Pridjevi i glagolski pridjevi slažu se s Vašim rodom: „Radila sam”, „Radio sam”, „zainteresirana”, „zainteresiran”.
• Izbjegavajte nepotrebne anglizme kad postoji običan hrvatski izraz: „sastanak” umjesto „meeting”, „rok” umjesto „deadline”, osim kad je naziv struke ili programa stranog podrijetla.
• Kratke rečenice. Ako rečenica ima više od dvadesetak riječi, razdvojite je.
• Bez fraza („dinamična osoba spremna na izazove”, „vrijedna i uporna”) koje bi stajale u bilo kojem pismu.

Primjer pisma za prvi posao

Izmišljeni primjer za studenticu ekonomije koja se javlja na ponuđeno radno mjesto administratora u računovodstvenom servisu. Ime, tvrtka i podaci su ilustracija.

Poštovani,

na natječaj za administratoricu u računovodstvu javljam se jer završavam preddiplomski studij ekonomije u Zagrebu i tražim prvo stalno zaposlenje u struci. Posebno me privukao opis posla koji uključuje pripremu dokumentacije za knjigovodstvo, što sam već djelomično radila na stručnoj praksi.

Tijekom ljetne prakse u obiteljskoj trgovini razvrstavala sam račune po razdobljima i unosila ih u tablicu, a nakon prakse složila sam pregled troškova koji je vlasnik koristio pri mjesečnom obračunu. Na fakultetu sam položila kolegije iz financijskog računovodstva i poslovne informatike, a u izradi seminara redovito koristim Excel. Radim točno, a ako nešto ne znam, pitam i provjerim.

U opisu Vaše tvrtke vidjela sam da uz knjigovodstvo pružate i savjetovanje malim obrtnicima. Takav rad s klijentima, u kojem se propisi pretvaraju u jasne upute, ono je što bih željela naučiti i u čemu bih se željela razvijati.

Rado bih Vam na razgovoru detaljnije predstavila svoje iskustvo. Zahvaljujem na vremenu i radujem se Vašem odgovoru.

S poštovanjem, Ana Horvat

Što radi dobro: javlja se konkretnim razlogom, daje dva dokaza iz prakse i fakulteta, pokazuje da je pogledala tvrtku i ne glumi iskustvo koje nema.

Primjer pisma za iskusnog kandidata

Za iskusne kandidate pismo ne smije biti dulje, nego preciznije. Umjesto popisa dužnosti navodite rezultat i vlastitu ulogu.

Poštovani,

prijavljujem se na radno mjesto voditelja skladišta jer posljednjih osam godina radim u logistici, od toga četiri kao zamjenik voditelja distribucijskog skladišta u Rijeci. Opis radnog mjesta u kojem se traži uvođenje novog sustava evidencije zaliha poklapa se s projektom koji sam vodio u sadašnjoj tvrtki.

U tom sam projektu koordinirao prelazak s papirnatih otpremnica na elektroničku evidenciju, uključujući obuku dvanaest kolega. Preuzeo sam raspored smjena i nabavu opreme, a s dobavljačima sam ugovorio nove rokove isporuke. Znam raditi pod pritiskom sezonskih vršnih opterećenja i vrednujem jasnu komunikaciju između skladišta, nabave i prodaje.

Privlači me to što tvrtka širi mrežu skladišta u regiji, jer bih svoje iskustvo s uvođenjem procesa mogao prenijeti na novu lokaciju.

Voljan sam o svemu detaljnije razgovarati i zahvaljujem na pažnji.

S poštovanjem, Marko Kovač

Brojke u primjeru (osam godina, četiri godine, dvanaest kolega) izmišljene su radi ilustracije; u Vašem pismu smiju stajati samo istiniti podaci.

Ako se javljate za studentsku praksu

Za praksu ili prvu poziciju poslodavac ne očekuje dugu povijest. Očekuje motivaciju, spremnost na učenje i dokaz da znate što radnik u toj struci radi. Savjeti:

• Navedite smjer studija, godinu i koji Vas dio struke zanima.
• Spomenite konkretne kolegije, seminare ili projekte koji se vežu uz posao.
• Napišite koliko vremena možete posvetiti praksi (primjerice, tijekom ljeta ili uz nastavu).
• Ne ispričavajte se zbog nedostatka iskustva. Recite što ste naučili i što želite naučiti.

Kako ga napisati u šest koraka

1. Pročitajte natječaj dvaput. Podcrtajte uvjete, zadatke i rok te zapišite koje dokumente traže.
2. Odaberite tri zahtjeva koja najbolje odgovaraju Vašem iskustvu i uz svaki napišite jedan konkretan primjer.
3. Istražite tvrtku barem toliko da možete napisati jednu iskrenu rečenicu o tome zašto Vas privlači.
4. Napišite grubu verziju bez brige o stilu, po četiri odlomka iz tablice iznad.
5. Skratite. Izbacite rečenice koje se ponavljaju iz životopisa i sve pridjeve bez dokaza.
6. Pročitajte naglas i provjerite pravopis, pa tek onda spremite u PDF.

Ako pismo šaljete e-poštom, u predmetu navedite radno mjesto i svoje ime (na primjer „Prijava: referent prodaje, Ana Horvat”), a u tijelu e-maila napišite dvije-tri rečenice uz privitke. Ne lijepite cijelo pismo i u tijelo poruke i u privitak, osim ako natječaj to traži.

Po čemu se dobro pismo razlikuje od prosječnog

Prosječno pismo odgovara na pitanje „što sam ja radio”. Dobro pismo odgovara na pitanje „što će poslodavac imati od toga”. Kad god napišete tvrdnju o sebi, dodajte u mislima „pa što”. Ako odgovor nije očit, dodajte rečenicu koja ga objašnjava: da ste radili s kupcima, napišite da znate smiriti nezadovoljnog kupca; da ste vodili projekt, napišite što je projekt dobio zahvaljujući Vama. Takav pristup pismo čini kraćim, a uvjerljivijim.

Najčešće pogreške

• Jedno pismo za sve natječaje. Predložak s promijenjenim nazivom tvrtke prepoznaje se odmah. Svaki put prilagodite prvi i treći odlomak.
• Prepričavanje životopisa. Odaberite dvije-tri stvari i razradite ih.
• Pridjevi bez dokaza. „Ambiciozna, odgovorna, snalažljiva” bez primjera ne vrijedi.
• Netočan naziv radnog mjesta ili tvrtke. Provjerite pisanje imena, osobito kad se kopira iz prethodnog pisma.
• Pogrešno oslovljavanje. Ako natječaj ne navodi osobu, dovoljno je „Poštovani” ili „Poštovani gospodine/gospođo” (ako znate ime, napišite ga).
• Pravopisne pogreške. Č/ć, ije/je, razmak ispred zareza ili bih/bi u uvjetnom načinu u pismu su vrlo uočljivi. Sve provjerite prije slanja.
• Negativan ton o bivšem poslodavcu. Razlog odlaska iznosite neutralno ili ga uopće ne spominjite.

Kako AdeptWriteovi alati mogu pomoći

Generator motivacijskog pisma iz naziva radnog mjesta, tvrtke i Vašeg iskustva sastavlja nacrt cijelog pisma. Ima načine rada Prvi posao, S iskustvom, Praksa, Standardno i Službeno. Alat radi na umjetnoj inteligenciji i obrađuje najviše 6.000 znakova po pokretanju. Nacrt je polazište, ne gotovo pismo: dodajte vlastite primjere, provjerite da su sve tvrdnje istinite i prilagodite odlomak o tvrtki.

Za kratku prijavu e-poštom koristan je alat Pisanje e-mailova i dopisa s načinom rada Prijava za posao. Kad pismo zvuči kruto, pomoći će Promjena tona teksta (Službeno, Poslovno), a prije slanja pogledajte Provjeru gramatike i Provjeru pravopisa. Duljinu pisma provjerite brojačem riječi.

Popis za provjeru prije slanja

• ☐ Pismo je prilagođeno ovom natječaju i ovoj tvrtki, s točnim nazivom radnog mjesta.
• ☐ Prvi odlomak sadrži konkretan razlog prijave.
• ☐ Svaki zahtjev iz natječaja koji ističete ima dokaz iz Vašeg iskustva.
• ☐ Sve je istinito i možete to objasniti na razgovoru.
• ☐ Vi, Vas, Vama i Vaš pisani su velikim početnim slovom, dosljedno.
• ☐ Pismo staje na jednu stranicu.
• ☐ Nema pravopisnih ni gramatičkih pogrešaka; ime osobe i tvrtke točno je napisano.
• ☐ Priloženi su dokumenti koje natječaj traži, u traženom obliku i do roka.
• ☐ Naziv datoteke je jasan (vidi format pisma).

← Svi vodiči