Sollicitatiebrief schrijven: opbouw, tips en voorbeelden

Een goede Nederlandse sollicitatiebrief past op één A4 en bestaat uit vier delen: een openingszin die laat zien waarom je schrijft, een alinea over wat je meebrengt, een alinea over waarom je bij deze organisatie wilt werken en een korte afsluiting met een verzoek om een gesprek. Je begint met "Beste" of "Geachte" en eindigt met "Met vriendelijke groet".

Het korte antwoord

Een sollicitatiebrief (ook motivatiebrief genoemd) is een korte brief van maximaal één pagina waarin je uitlegt waarom je op deze functie reageert, wat je meebrengt en waarom je bij deze organisatie wilt werken. Je cv toont wat je gedaan hebt; de brief laat zien hoe je denkt en schrijft. Zo bouw je hem op:

1. Aanhef: "Beste mevrouw De Vries," of, formeler, "Geachte mevrouw De Vries,".
2. Opening: in twee of drie zinnen waarom je schrijft en wat je aantrekt in deze functie.
3. Wat je meebrengt: twee of drie punten uit de vacature, elk met een concreet voorbeeld uit je werk, studie of bijbaan.
4. Waarom hier: wat je aanspreekt in juist deze organisatie.
5. Afsluiting: je beschikbaarheid en de wens om te praten, gevolgd door "Met vriendelijke groet," en je naam.

De rest van deze pagina werkt dat uit met voorbeelden voor een stage, een bijbaan en een eerste baan, een controlelijst en de veelgemaakte fouten. Over de vorm (lettertype, marges, bestandsnaam, mailen) lees je meer in sollicitatiebrief opmaak.

Sollicitatiebrief of motivatiebrief: is dat hetzelfde?

In de praktijk gebruiken Nederlandse werkgevers beide woorden voor hetzelfde: een brief bij je cv. Een kleine nuance bestaat wel:

Staat er in de vacature een bepaalde term, gebruik die dan ook in je onderwerpregel. Vraagt de vacature om een motivatie zonder verdere uitleg, dan is een brief van de hier beschreven opbouw bijna altijd goed.

Voordat je begint: lees de vacature als een opdracht

De meeste brieven zijn te algemeen: de lezer merkt meteen of een brief ook naar een andere werkgever had kunnen gaan. Besteed je eerste tien minuten daarom aan voorbereiding.

1. Onderstreep drie eisen uit de vacature. Let op werkwoorden en herhaalde woorden: "zelfstandig", "klantgericht", "ervaring met Excel", "weekenden beschikbaar".
2. Zoek bij elke eis een eigen voorbeeld. Een bijbaan, studentenvereniging of groepsopdracht telt ook.
3. Zoek iets specifieks over de organisatie. Kijk op de website, het jaarverslag of de socialmediakanalen. Noem één ding dat je echt hebt gelezen of gezien, geen algemeenheid als "jullie dynamische bedrijf".
4. Zoek een naam. Staat er een contactpersoon in de vacature, gebruik die. Staat er geen naam, kijk dan op de website of bel of mail kort om een naam te vragen; dat kan ook een pluspunt zijn.

De opbouw in vier delen

1. De opening: begin met jouw reden, niet met "Hierbij"

"Hierbij solliciteer ik naar de functie van..." is correct maar zegt niets. De lezer weet al dat het een sollicitatie is. Begin liever met wat je verbindt met de functie.

Zwak: "Hierbij wil ik graag solliciteren naar de functie van medewerker klantenservice, zoals gepubliceerd op uw website."

Sterker: "Op uw website las ik dat u een medewerker klantenservice zoekt die zowel telefonisch als via chat helpt. Dat is precies het werk dat ik de afgelopen twee jaar naast mijn studie deed bij een bezorgdienst, en ik wil dat graag voortzetten bij een organisatie waar klanten centraal staan."

De tweede versie noemt de bron, de kern van de functie en één reden waarom je past. Meer is in de eerste alinea niet nodig. Meer tips over openingen vind je in inleiding schrijven, want de gedachte is dezelfde: eerst de kern, dan de uitwerking.

2. Wat je meebrengt: bewijs in plaats van beweringen

Schrijf niet "ik ben communicatief sterk en een teamplayer". Dat kan iedereen zeggen. Laat zien wat je deed, zonder cijfers te verzinnen of op te blazen.

Beweren: "Ik ben stressbestendig en werk graag in een team."

Laten zien: "Tijdens drukke vrijdagavonden stond ik met drie collega's achter de bar van een studentencafé. Ik nam de bestellingen op, hield de kassa bij en zorgde dat nieuwe collega's wisten waar alles stond. Daar leerde ik rustig blijven als het druk is."

Een goede alinea heeft drie onderdelen: de situatie, wat jij deed en wat je ervan leerde of bereikte. Gebruik alleen cijfers die je kunt waarmaken. Een getal dat je niet kunt onderbouwen in een gesprek kan je daar in verlegenheid brengen.

3. Waarom deze organisatie

Dit is het deel dat een recruiter het meest onthoudt, en het deel dat de meeste brieven overslaan. Koppel iets specifieks van de organisatie aan iets van jezelf:

• een project, product of dienst waar je mee in aanraking kwam;
• de werkwijze of waarden zoals die op de website of in een vacature staan;
• een reden die met je studie, interesse of situatie te maken heeft, zoals dat het bedrijf in jouw regio zit.

4. De afsluiting

Sluit af met een vooruitblik, niet met een excuus. Vermijd "Ik hoop dat u mijn brief met aandacht hebt gelezen" en "Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet". Beter:

• "Graag licht ik mijn motivatie toe in een gesprek. Ik ben vrijwel altijd bereikbaar via 06 12 34 56 78."
• "Mijn cv vindt u in de bijlage. Ik kom graag langs voor een kennismaking."

Daarna volgt de groet. Standaard is "Met vriendelijke groet," (in Vlaanderen ook "Met vriendelijke groeten,"). "Hoogachtend" klinkt in de meeste sectoren verouderd. Uitgebreide voorbeelden voor mails staan in e-mail afsluiten.

Aanhef: Beste of Geachte, u of je?

In Nederland zijn veel organisaties informeler geworden, maar de keuze hangt af van de sector en de toon van de vacature.

Weet je niet hoe iemand aangesproken wil worden, dan is de volledige naam ("Beste Sam Jansen,") de veiligste keuze. Hoe je omgaat met een onbekende ontvanger, staat in onbekende ontvanger aanspreken, en de keuze tussen u en je in u of je.

Lengte: één A4

Een sollicitatiebrief is maximaal één A4. Reken op ongeveer 250 tot 400 woorden tekst, verdeeld over drie of vier korte alinea's. Dat is een vuistregel, geen wet, maar een brief van twee pagina's leest bijna altijd als een brief die niet gekozen heeft. Een korte motivatie in een formulier heeft vaak een tekenlimiet; houd je daaraan en schrijf de kern eerst.

Past je brief niet, schrap dan eerst herhalingen van je cv en algemene eigenschappen.

Voorbeeld 1: stage

Bij een stage laat je vooral zien dat je gemotiveerd bent en weet wat de stage inhoudt. De namen en gegevens in de voorbeelden zijn verzonnen.

Beste mevrouw Jansen,

Op de stagebeurs van mijn hogeschool vertelde uw collega over het communicatieteam van Woonbedrijf Noord, en vorige week zag ik uw vacature voor een stagiair communicatie. Ik studeer in het derde jaar Communicatie en zoek een stage van vijf maanden vanaf februari.

In het tweede jaar schreef ik met drie medestudenten een communicatieplan voor een lokale sportclub. Ik schreef de berichten voor Instagram en de nieuwsbrief en zag dat het aantal inschrijvingen voor het zomerkamp toenam. Ik wil leren hoe zoiets er in een grotere organisatie uitziet, met meer afstemming en meer doelgroepen.

Wat mij aanspreekt in uw organisatie is dat u bewoners betrekt bij de teksten over onderhoud. Ik zou graag meewerken aan duidelijke brieven en berichten voor mensen die niet dagelijks met woningcorporaties te maken hebben.

Graag licht ik mijn motivatie toe in een gesprek. Mijn cv en de stageomschrijving van mijn opleiding vindt u in de bijlage.

Met vriendelijke groet, Lotte Bakker

De brief noemt waar de schrijver de organisatie zag, geeft periode en studie, onderbouwt de motivatie met één voorbeeld en eindigt met een concreet verzoek.

Voorbeeld 2: bijbaan

Bij een bijbaan telt vooral dat je betrouwbaar bent en past in het rooster. De brief mag korter en losser zijn, zeker bij horeca, winkels en bezorging.

Beste Mehmet,

Op de deur van uw supermarkt zag ik dat u versmedewerkers zoekt voor de weekenden. Ik ben 17, woon tien minuten fietsen van uw winkel en zoek een vaste bijbaan naast mijn havo-opleiding.

Ik ben op zaterdag en zondag altijd beschikbaar en kan ook op vakantiedagen werken. Bij de sportvereniging in mijn wijk zet ik elke zaterdag de kantine open en help ik met de kassa, dus ik ben gewend aan vroeg beginnen en netjes afrekenen met contant geld en pinpas.

Mag ik langskomen voor een kennismaking? Bel of app gerust naar 06 12 34 56 78.

Met vriendelijke groet, Daan Visser

Voorbeeld 3: eerste baan na je opleiding

Bij een eerste baan heb je weinig werkervaring, dus je gebruikt je studie, afstudeeropdracht, stage en bijbaan als bewijs. Zoek bij elke eis een voorbeeld.

Geachte mevrouw Aksoy,

Met belangstelling las ik uw vacature voor junior medewerker financiële administratie. Binnenkort rond ik de bacheloropleiding Accountancy aan de Hogeschool Utrecht af, en ik zoek een eerste baan waarin ik mijn kennis van de debiteuren- en crediteurenadministratie kan toepassen.

Tijdens mijn stage bij een middelgroot installatiebedrijf verwerkte ik wekelijks de inkoopfacturen, controleerde ik die op btw-codes en leverde ik de gegevens aan voor de maandafsluiting. Mijn begeleider vroeg me daarna ook om de achterstand bij de debiteurenbewaking terug te brengen; die taak heb ik zelfstandig opgepakt.

Uw vacature noemt ook een goede beheersing van Excel. Voor mijn afstudeeropdracht bouwde ik een overzicht met draaitabellen waarmee het bedrijf zijn openstaande posten per klant kon volgen.

Ik kom graag langs om te vertellen wat ik voor uw team kan betekenen. U kunt mij bereiken op 06 12 34 56 78.

Met vriendelijke groet, Emre Demir

Dezelfde woorden als in de vacature (btw, debiteuren, Excel) staan erin, en elke alinea heeft een voorbeeld.

Veelgemaakte fouten

• Een brief die op elke vacature past. Wissel je alleen de naam van het bedrijf uit, dan merkt de lezer het.
• Algemene eigenschappen zonder bewijs. "Gedreven", "flexibel" en "enthousiast" zeggen niets zonder voorbeeld.
• Spelfouten en d/t-fouten. In een brief is er geen tweede kans. Controleer vooral werkwoorden (zie d of dt).

Controlelijst voor je verstuurt

1. Noemt de eerste alinea de functie, waar je de vacature zag en je reden?
2. Staat elke eis uit de vacature die je belangrijk vindt terug in een voorbeeld?
3. Is er minstens één zin die alleen voor deze organisatie geldt?
4. Past de brief op één A4?
5. Kloppen de naam, functie en het bedrijf, en is de aanhef passend (Beste/Geachte, u/je)?
6. Staan er geen cijfers of beweringen in die je niet kunt onderbouwen?
7. Is de brief gecontroleerd op spelling, leestekens en grammatica?
8. Klopt de bestandsnaam (bijvoorbeeld Sollicitatiebrief_Naam-Achternaam.pdf)?

Zo gebruik je AdeptWrite bij je brief

De sollicitatiebrief-generator maakt een eerste opzet op basis van de functie, het bedrijf, je ervaring en je vaardigheden. Je kunt een modus kiezen: Starter, Ervaren, Stage, Standaard of Formeel. De generator is zo ingesteld dat hij geen ervaring, diploma's of werkgevers verzint, maar de tekst komt van een AI en kan toch fouten of algemene zinnen bevatten. Behandel hem als conceptversie: voeg je eigen voorbeelden toe, haal vaagheden eruit en controleer alle feiten. Plak geen vertrouwelijke of persoonlijke gegevens van anderen in een online tool als dat niet is toegestaan.

Daarna kun je:

• de toon bijstellen met Toon aanpassen, bijvoorbeeld van formeel naar informeel voor een startup;
• de brief laten controleren met de spellingcontrole, die uitgaat van de officiële spelling van de Nederlandse Taalunie (het Groene Boekje, de Woordenlijst Nederlandse Taal);
• leestekens en grammatica nalopen met de grammaticachecker;
• de brief inkorten als hij te lang is met Tekst inkorten of uitbreiden.

Per keer kun je maximaal 6.000 tekens invoeren, ruim genoeg voor een brief. Lees de brief altijd zelf nog een keer.

Wil je ook de e-mail eromheen goed hebben, lees dan e-mail beginnen en onderwerpregel e-mail.

← Alle gidsen