Bố cục thư xin việc: mẫu và cách trình bày chuẩn
Một thư xin việc tiếng Việt gọn nằm trong một trang, khoảng 250 đến 350 từ, theo thứ tự: tiêu đề và thông tin liên hệ, ngày tháng, lời chào "Kính gửi", ba đoạn thân thư, lời đề nghị trao đổi, lời chào cuối và chữ ký. Gửi qua email thì phần thân email chính là thư; in ra giấy thì thêm địa chỉ nơi nhận và chữ ký tay.
Trả lời nhanh: thư xin việc trình bày thế nào?
Thư xin việc (cover letter, còn gọi là thư ứng tuyển) nên vừa một trang và đi theo một thứ tự cố định:
- Thông tin người gửi: họ tên, số điện thoại, email, có thể thêm đường dẫn hồ sơ trực tuyến.
- Ngày tháng: viết dạng số, ví dụ 03/11/2026 (dd/mm/yyyy).
- Nơi nhận và lời chào: "Kính gửi Anh/Chị phụ trách tuyển dụng," hoặc "Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty ...,".
- Thân thư: ba đoạn ngắn, mỗi đoạn một ý (vì sao ứng tuyển, bạn mang lại gì, đề nghị trao đổi).
- Lời chào cuối và chữ ký: "Trân trọng," rồi họ tên.
Không có quy định chung nào bắt buộc từng chi tiết như cỡ chữ hay lề; điều quan trọng là thư dễ đọc, sạch lỗi và đúng với tin tuyển dụng. Phần còn lại của bài giải thích từng thành phần, đưa hai mẫu hoàn chỉnh và so sánh với đơn xin việc truyền thống và CV.
Thư xin việc, đơn xin việc và CV khác nhau thế nào?
Ba tài liệu này hay bị nhầm, nhất là với người mới đi làm lần đầu.
| Tài liệu | Mục đích | Độ dài thường gặp | Giọng văn | Thường nộp khi |
|---|---|---|---|---|
| Thư xin việc / thư ứng tuyển | Giải thích vì sao bạn phù hợp với vị trí và công ty này | Dưới một trang | Chuyên nghiệp, cá nhân hóa | Ứng tuyển qua email, cổng việc làm, LinkedIn |
| Đơn xin việc truyền thống | Biểu mẫu hành chính xin được nhận vào làm | Khoảng một trang theo mẫu | Rất trang trọng, câu chữ cố định ("Tôi tên là ... xin được ứng tuyển ...") | Hồ sơ giấy nộp trực tiếp, cơ quan nhà nước, một số doanh nghiệp truyền thống |
| CV (sơ yếu lý lịch hiện đại) | Liệt kê học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng | Một đến hai trang | Gạch đầu dòng, súc tích | Hầu hết mọi hồ sơ |
Cách nhớ nhanh: CV trả lời "bạn đã làm gì"; thư xin việc trả lời "vì sao là bạn, vì sao là chúng tôi"; đơn xin việc là thủ tục. Nếu tin tuyển dụng ghi rõ "nộp đơn xin việc và sơ yếu lý lịch có xác nhận", hãy làm đúng theo yêu cầu đó. Nếu chỉ ghi "gửi CV và thư xin việc qua email", bạn không cần viết đơn theo mẫu cũ.
Các thành phần của thư, từng phần một
1. Thông tin người gửi
Đặt ở đầu thư (khi gửi bản in hoặc file PDF) gồm họ tên, số điện thoại, email. Dùng email có tên thật, ví dụ ten.ho@... thay vì biệt danh. Nếu tin tuyển dụng yêu cầu, thêm đường dẫn LinkedIn hoặc trang portfolio. Địa chỉ nhà chỉ cần ghi khi người tuyển yêu cầu hoặc bạn gửi thư giấy.
2. Ngày tháng
Viết theo thứ tự ngày, tháng, năm: 03/11/2026. Trong thư giấy có thể ghi kiểu văn bản hành chính: "Hà Nội, ngày 03 tháng 11 năm 2026". Với thư gửi qua email, bạn thường không cần ghi ngày vì email đã có thời gian gửi.
3. Người nhận và lời chào
Ưu tiên gọi đúng người: "Kính gửi Chị Nguyễn Thu Hà, Trưởng phòng Nhân sự,". Nếu tin tuyển dụng không nêu tên, dùng "Kính gửi Anh/Chị phụ trách tuyển dụng," hoặc "Kính gửi Quý công ty ...,". Lời chào kết thúc bằng dấu phẩy, đoạn đầu viết ngay dòng dưới. Cách chọn đại từ ở các đoạn sau xem tại xưng hô trong tiếng Việt: với nhà tuyển dụng chưa quen, "tôi" và "Anh/Chị" là cặp an toàn; "em" thường hợp với sinh viên xin thực tập khi tin đăng có giọng thân thiện.
4. Thân thư: ba đoạn
- Đoạn 1, mở đầu: nêu ngay vị trí ứng tuyển và nguồn tin (cổng tuyển dụng, trang công ty, người giới thiệu). Một câu nói bạn là ai: "Tôi vừa tốt nghiệp ngành Kế toán và có ba tháng thực tập tại phòng kế toán một công ty sản xuất.".
- Đoạn 2, năng lực: chọn hai hoặc ba điều thật sự khớp với yêu cầu của tin tuyển dụng, kèm ví dụ cụ thể (đồ án, kỳ thực tập, dự án). Chỉ viết số liệu bạn có thật.
- Đoạn 3, đề nghị: nói bạn mong được trao đổi, kèm gợi ý thời gian liên hệ, và cảm ơn.
5. Lời chào cuối và chữ ký
Dùng "Trân trọng," rồi xuống dòng ghi họ tên đầy đủ. Bản in có chỗ ký tay phía trên họ tên. Bản gửi email chỉ cần họ tên và số điện thoại. Chi tiết các lời chào cuối xem ở cách kết thúc email.
Quy cách trình bày thường dùng
Các mục dưới đây là thói quen phổ biến, không phải quy định bắt buộc. Nếu tin tuyển dụng nêu yêu cầu khác, làm theo tin tuyển dụng.
| Yếu tố | Gợi ý thông dụng | Lý do |
|---|---|---|
| Độ dài | Một trang, khoảng 250 đến 350 từ | Người tuyển đọc nhanh; thư dài làm loãng CV |
| Phông chữ | Một phông dễ đọc có đủ dấu tiếng Việt, như Times New Roman hoặc Arial; dùng bảng mã Unicode | Phông lạ có thể lỗi dấu ở máy người nhận |
| Cỡ chữ | Khoảng 11 đến 13 pt | Đủ rõ mà vẫn vừa một trang |
| Lề và giãn dòng | Lề khoảng 2 đến 2,5 cm, giãn dòng khoảng 1 đến 1,15 | Thoáng nhưng không tốn giấy |
| Căn lề | Căn trái hoặc căn đều hai bên, dùng nhất quán | Chữ căn đều gọn hơn trên bản in |
| Định dạng file | PDF đặt tên rõ: ThuXinViec_HoTen_ViTri.pdf | Giữ nguyên bố cục, dễ nhận ra trong hộp thư |
| Ngày tháng | dd/mm/yyyy, ví dụ 03/11/2026 | Quen thuộc với người đọc Việt Nam |
Tên file nên dùng chữ không dấu hoặc kiểm tra kỹ, vì một số hệ thống tuyển dụng không đọc được tên file có dấu.
Mẫu 1: thư nộp online qua email
Khi nộp qua email, thân email chính là thư xin việc; CV đính kèm dạng PDF. Dòng tiêu đề nên có vị trí và họ tên.
Tiêu đề: Ứng tuyển Nhân viên Marketing – Nguyễn Minh Anh
Kính gửi Chị Trần Thu Hà, Trưởng phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Truyền thông Hoa Sen,
Tôi biết đến vị trí Nhân viên Marketing của Quý công ty qua tin đăng ngày 01/11/2026 và xin gửi hồ sơ ứng tuyển kèm theo. Tôi vừa tốt nghiệp cử nhân ngành Marketing.
Trong kỳ thực tập ba tháng tại một cửa hàng thời trang, tôi phụ trách lên lịch và viết nội dung cho fanpage, thiết kế hình ảnh bằng Canva và theo dõi bài đăng nào được quan tâm bằng công cụ thống kê của trang. Đồ án tốt nghiệp của tôi là kế hoạch truyền thông cho một thương hiệu nhỏ, phù hợp với yêu cầu về xây dựng nội dung mà tin tuyển dụng nêu.
Tôi rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp với Chị về vị trí này. Tôi có thể sắp xếp thời gian phỏng vấn linh hoạt vào các buổi chiều trong tuần. Xin chân thành cảm ơn Chị đã xem hồ sơ.
Trân trọng, Nguyễn Minh Anh 0900 000 000 | minhanh@example.com
Điểm đáng chú ý: thư ngắn hơn bản in vì người nhận còn đọc cả CV; lời chào có tên người nhận; ví dụ gắn với yêu cầu của tin đăng; số điện thoại nằm cuối thư.
Mẫu 2: thư bản in hoặc file PDF
Bản in cần đủ khối thông tin ở đầu thư.
Nguyễn Minh Anh Số điện thoại: 0900 000 000 Email: minhanh@example.com
03/11/2026
Kính gửi: Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Truyền thông Hoa Sen Địa chỉ: 12 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
V/v: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing
Kính gửi Quý công ty,
Tôi xin gửi kèm thư này hồ sơ ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing theo thông báo tuyển dụng của Quý công ty. Tôi vừa tốt nghiệp cử nhân ngành Marketing.
Trong kỳ thực tập ba tháng tại một cửa hàng thời trang, tôi phụ trách lên lịch và viết nội dung cho fanpage, thiết kế hình ảnh bằng Canva và theo dõi bài đăng nào được quan tâm bằng công cụ thống kê của trang. Đồ án tốt nghiệp của tôi là kế hoạch truyền thông cho một thương hiệu nhỏ, phù hợp với yêu cầu xây dựng nội dung trong thông báo tuyển dụng.
Tôi rất mong được Quý công ty xem xét và sắp xếp buổi phỏng vấn. Xin trân trọng cảm ơn.
Trân trọng, (Ký tên) Nguyễn Minh Anh
Dòng "V/v" (về việc) mượn từ cách trình bày văn bản hành chính; nó phổ biến trong thư giấy gửi doanh nghiệp truyền thống và cơ quan nhà nước, còn email hiện đại thường bỏ đi và dùng tiêu đề email thay thế.
Trước và sau: sửa một đoạn mở đầu
Trước:
Em tên là Minh Anh, em thấy công ty đang tuyển nên em viết thư này, em mong công ty cho em cơ hội, em sẽ cố gắng hết sức học hỏi.
Sau:
Tôi xin ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing mà Quý công ty đăng ngày 01/11/2026. Với kinh nghiệm thực tập ba tháng quản lý fanpage và đồ án truyền thông tốt nghiệp, tôi tin mình có thể đóng góp ngay vào mảng nội dung.
Bản sau nêu vị trí, nguồn tin, bằng chứng cụ thể và giữ một cách xưng hô nhất quán. Bản trước lặp "em", thiếu thông tin và chỉ nói về mong muốn, không nói về điều bạn mang lại.
Danh sách kiểm tra trước khi gửi
- Tên người nhận, tên công ty và tên vị trí đã đúng chính tả và khớp tin tuyển dụng.
- Thư vừa một trang, không có đoạn nào dài quá năm dòng.
- Ngày tháng theo dd/mm/yyyy, nhất quán với CV.
- Một cách xưng hô duy nhất từ đầu đến cuối.
- Không sao chép nguyên câu từ thư mẫu; mỗi ý đều gắn với một việc bạn đã làm thật.
- Dấu thanh và chữ hoa đúng; đã chạy kiểm tra chính tả.
- File PDF mở được, tên file rõ, CV đính kèm đúng bản.
- Số điện thoại và email liên hệ không gõ nhầm.
Những lỗi trình bày hay gặp
- Thư quá dài: dài hơn một trang hoặc chép lại toàn bộ CV.
- Mở đầu chung chung: "Nhân dịp quý công ty tuyển dụng ..." mà không nêu vị trí.
- Sai tên công ty hoặc người nhận khi dùng lại thư cho nhiều nơi.
- Trộn kiểu trang trọng và kiểu thân mật trong cùng một thư.
- Phông chữ lỗi dấu vì dùng bảng mã cũ.
- Gửi file Word có thể bị thay đổi bố cục ở máy người nhận; PDF an toàn hơn.
- Viết "Kính gửi" rồi để trống tên hoặc quên xóa phần mẫu chưa thay bằng thông tin thật, như tên công ty trong thư mẫu.
Dùng công cụ AdeptWrite để soạn và rà soát
Viết thư xin việc lập bản nháp khoảng 250 đến 400 từ từ biểu mẫu gồm vị trí, công ty, kinh nghiệm, kỹ năng và ghi chú, với các chế độ Mới ra trường, Có kinh nghiệm, Thực tập, Tiêu chuẩn và Trang trọng. Chỗ nào bạn chưa cung cấp thông tin, công cụ để trong ngoặc vuông chứ không tự bịa kinh nghiệm hay con số. Nếu chỉ cần email ứng tuyển ngắn, Viết email & thư có chế độ "Ứng tuyển" cho email ứng tuyển ngắn. Sau khi chỉnh, bạn có thể dán thư vào Đổi giọng văn để cân lại mức trang trọng và Kiểm tra chính tả để soát lỗi gõ và dấu thanh. Mỗi lần chạy xử lý tối đa 6.000 ký tự. Kết quả chỉ là bản nháp: bạn cần đọc lại, điền chỗ trống và đối chiếu với mô tả công việc trước khi nộp.
Đọc tiếp
Cách viết nội dung thư từng bước nằm ở cách viết thư xin việc; mẫu theo từng ngành có trong thư xin việc theo ngành. Nếu nộp qua email, xem thêm cách viết email chuyên nghiệp và cách kết thúc email.
Dùng thử công cụ
Câu hỏi thường gặp
Thư xin việc nên dài bao nhiêu?
Một trang là đủ, khoảng 250 đến 350 từ với ba đoạn thân thư. Khi gửi qua email, thư có thể ngắn hơn một chút vì CV đã đính kèm. Nếu thư tràn sang trang hai, hãy cắt bớt những ý đã có trong CV và giữ lại ví dụ khớp nhất với tin tuyển dụng.
Thư xin việc gửi email có cần ghi ngày tháng và địa chỉ không?
Thường không cần. Email đã có thời gian gửi, nên bạn chỉ cần tiêu đề rõ (vị trí và họ tên), lời chào, thân thư và thông tin liên hệ ở cuối. Ngày dạng dd/mm/yyyy và địa chỉ nơi nhận chỉ cần khi gửi bản in hoặc file PDF đính kèm theo kiểu thư giấy.
Đơn xin việc và thư xin việc có thay thế được cho nhau không?
Không hẳn. Đơn xin việc là biểu mẫu thủ tục với câu chữ cố định, thường dùng cho hồ sơ giấy. Thư xin việc là bài viết riêng nói vì sao bạn phù hợp. Hãy làm đúng yêu cầu trong tin tuyển dụng: nếu chỉ nêu "CV và thư xin việc", bạn không cần thêm đơn theo mẫu cũ.
Nên gửi thư xin việc dạng Word hay PDF?
PDF an toàn hơn vì giữ nguyên phông chữ, dấu tiếng Việt và bố cục trên mọi máy. Đặt tên file rõ, ví dụ ThuXinViec_HoTen_ViTri.pdf. Chỉ gửi Word khi tin tuyển dụng yêu cầu rõ định dạng đó hoặc cổng nộp hồ sơ chỉ nhận file Word.
Hướng dẫn liên quan
- Cách viết thư xin việc (cover letter) tiếng Việt: từng bước và mẫu hoàn chỉnh — Thư xin việc (cover letter, thư ứng tuyển) là bức thư ngắn đi kèm CV, giải thích vì sao bạn phù hợp với đúng vị trí và c…
- Mẫu thư xin việc theo ngành: kế toán, marketing, IT, kinh doanh, sinh viên mới ra trường — Một thư xin việc tốt dài khoảng 200 đến 300 từ, nêu rõ vị trí ứng tuyển, hai hoặc ba điểm mạnh có bằng chứng và lời đề n…
- Cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Việt: cấu trúc, xưng hô và email mẫu — Một email chuyên nghiệp có sáu phần: tiêu đề nêu rõ việc, lời chào đúng vai vế, mục đích trong hai câu đầu, nội dung ngắ…
- Cách kết thúc email: câu kết thư, lời chào cuối và chữ ký — Kết email theo ba lớp: một câu nêu việc tiếp theo (ví dụ "Mong anh phản hồi trước thứ Sáu"), lời chào cuối đúng mức tran…
- Cách xưng hô trong tiếng Việt: chọn tôi, em, anh, chị, bạn, mình cho đúng — Khi viết tiếng Việt, hãy chọn cách xưng hô theo quan hệ giữa hai người rồi giữ nguyên suốt văn bản. Với người chưa quen …