備忘錄與公文怎麼寫？主旨、說明、辦法格式與範例

台灣公文採「結論先行」的段落式結構：函的主體是「主旨、說明、辦法」，簽是「主旨、說明、擬辦」，公告是「主旨、依據、公告事項」。公司內部備忘錄沒有法定格式，但同樣先寫主旨與結論，再補背景與請對方採取的行動。日期在公文用民國年，例如中華民國 115 年 11 月 1 日。

先分清楚：公文與備忘錄是兩種文件

很多人把「備忘錄」和「公文」混為一談，其實用途不同：

• 公文：機關之間、機關與人民之間的正式文書，格式受公文程式條例規範，具體的版面與用語，另有行政院頒布的文書處理手冊等規定可循。
• 內部備忘錄：公司或團體內部傳達訊息、記錄決議的文件，沒有法定格式，通常依公司範本。

兩者共通的原則是先講結論：讀的人看完第一段，就應該知道這份文件要他做什麼或知道什麼。本文先說明台灣公文的結構，再說明公司備忘錄，各附一個完整範例。

提醒：公文格式會隨規定修訂。實際撰寫前，請以你所屬機關或學校目前採用的文書處理手冊與範本為準；本文的範例用來說明結構，不代表任何機關的正式版本。

公文的種類：函、簽、公告

公文程式條例列出的文書種類包括令、呈、咨、函、公告及其他公文。日常工作最常接觸的有三種：

另外，在台灣的學校、公所、公營單位，同仁之間常以「簽」報告，對外才發「函」。

函的三段式：主旨、說明、辦法

函的主體分成三段，各有分工：

主旨：一句話說完整件事

「主旨」要用一句話交代目的與期望，不分項、不另起段落，結尾常以「請查照」「請鑒核」「請核示」等收束語結束。例如：

主旨：函請貴校於 115 年 11 月 20 日前提報本年度校園資訊安全自評表，請查照。

寫作要點：

• 不要寫成「為了……所以……」的長篇鋪陳，目的在前，理由在說明。
• 結尾詞要和對象相符：對下級「請照辦」，對平行機關「請查照」，對上級「請鑒核」。

說明：依據與背景

「說明」補充主旨需要的理由、法令依據與背景，可以分項，項次依序使用「一、」「二、」，下層再用「（一）」「（二）」。例如：

說明： 一、依據本局 115 年 9 月 2 日召開之年度工作會議決議辦理。 二、自評表格式請至本局網站下載，填寫後以電子檔回傳。

辦法：具體要對方做的事

「辦法」列出需要對方採取的行動，如果沒有具體要求對方做的事，可以只寫「主旨、說明」兩段。需要時間、地點、份數、聯絡人，都放在這裡，條列清楚。若內容簡單，可以把辦法併入說明。

範例一：函（示意）

檔號： 保存年限：

範例市政府教育局　函

地址：（略） 承辦人：王大明 電話：（略）

受文者：範例市立國民中學 發文日期：中華民國 115 年 11 月 1 日 發文字號：範教資字第 1150000001 號 速別：普通件 附件：自評表格式一份

主旨：函請貴校於 115 年 11 月 20 日前提報本年度校園資訊安全自評表，請查照。

說明： 一、依據本局 115 年 9 月 2 日年度工作會議決議辦理。 二、自評表格式如附件，請填寫後以電子檔回傳。

辦法： 一、請指定一名資訊業務承辦人作為窗口。 二、逾期未提報者，將於下次會議提出說明。

正本：範例市立國民中學 副本：本局資訊科

局長　○○○

這份範例是示意用，機關名稱、字號都是虛構。不同機關的欄位順序可能略有差異，請以你的單位範本為準。

簽：給長官的內部報告

「簽」是機關內部的請示文件，結構是主旨、說明、擬辦。最大的差別是最後一段「擬辦」：承辦人要提出自己的建議做法，讓長官只需要核可、修改或否決。

範例二：簽（示意）

主旨：為辦理本組年度員工健康檢查，擬採購團體健檢服務案，簽請核示。

說明： 一、依本年度預算編列辦理。 二、經比較三家合格機構，A 機構報價較低且可於假日檢查。

擬辦：擬由 A 機構承辦，預算新臺幣 ○○ 元，奉核後辦理採購。

敬陳　組長　核示

「擬辦」不要寫成「請長官決定」，要寫出你認為最好的做法，並說明理由已經在上面的「說明」。

公告：主旨、依據、公告事項

公告對象是不特定的公眾，結構是主旨、依據、公告事項。「依據」放法令或會議決議，「公告事項」放需要公眾知道的內容。語氣比函更簡潔，不需要「請查照」之類的收束語，結尾可寫「特此公告」。

民國日期與數字寫法

公文的日期用民國年，格式是「中華民國 115 年 11 月 1 日」。換算方式是西元年減 1911，2026 年即民國 115 年。注意：

• 日期寫全：中華民國 115 年 11 月 1 日，不省略「中華民國」（簡短內部文件可省略）。
• 時間用 24 小時制或「上午／下午」都可以，同一份文件要統一。
• 數字可以用阿拉伯數字，也可以用國字，但同一份公文要統一。實際採用哪一種，依你所屬機關的規定。

公司內部備忘錄：沒有法定格式，但有慣例

公司的備忘錄用於通知、決議、請求或政策說明。常見欄位如下：

內文的順序：結論、背景、行動

1. 第一段：結論或請求，附期限。
2. 第二段：背景或理由，用條列。
3. 最後一段：誰要做什麼、何時前、找誰詢問。

範例三：公司內部備忘錄

備忘錄

收件人：全體行銷部同仁 寄件人：陳雅婷（行銷部經理） 副本：人資部 林志明 日期：2026 年 11 月 1 日 主旨：自 11 月 16 日起，廣告素材一律經由雲端資料夾送審

各位同仁好：

自 11 月 16 日起，所有廣告素材請上傳至公司雲端資料夾「素材送審」，不再以 Email 附件傳送。

調整原因： - 附件版本常有多份，審核人員不易確認最新版。 - 雲端資料夾保留修改紀錄，方便回溯。

請各位配合： 1. 11 月 13 日前，確認自己已取得資料夾編輯權限。 2. 11 月 16 日起，送審一律上傳，並在檔名加上日期與版本。

如有疑問，請洽專案助理王小華（分機 123）。

陳雅婷

公文與備忘錄的差別

常見錯誤與修正

寫完後的檢查清單

• 主旨是否一句話，且包含目的與期限？
• 結尾詞（請查照、請鑒核、請核示）是否和受文對象相符？
• 說明的項次是否依序（一、二、三；（一）（二））？
• 辦法或擬辦是否具體，誰、做什麼、何時完成？
• 日期格式、數字寫法是否全文一致？
• 機關名稱、人名、字號是否核對過？
• 備忘錄的行動事項是否寫明期限與聯絡人？

用 AdeptWrite 工具輔助

起草時，可以用Email 與書信撰寫把重點整理成初稿，工具會依輸入產生草稿，缺少的資料以括號標示，不會替你填入虛構的字號或日期。公文的字號、機關名稱與法規依據，請自行對照原始資料。

寫好之後，用中文錯字檢查依教育部標準用字檢查常見錯別字與標點，再用中英文文法檢查看句子是否通順。若主旨太長，可以用句子縮寫與擴寫的縮寫模式產生較精簡的版本，再自行確認意思沒有改變。每次處理上限為 6,000 字元。

工具不會檢查你的文件是否符合所屬機關的最新規定，也不能替代單位的公文承辦人或文書人員。

延伸閱讀

公文與備忘錄的稱謂與敬語，見中文稱謂與敬語；一般商務 Email 的寫法，見專業 Email 怎麼寫；全形標點的規則，見中文標點符號用法。

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