วิธีเขียนบันทึกข้อความ (Memo) ราชการและบริษัท พร้อมตัวอย่างและรายการตรวจ

บันทึกข้อความคือหนังสือภายในที่ใช้ติดต่อกันเองภายในส่วนราชการหรือองค์กร แบบราชการประกอบด้วย ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง เรียน ข้อความ และลงชื่อพร้อมตำแหน่ง ตามแบบในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ส่วนเมโมบริษัทใช้โครงเดียวกันแบบย่อ ควรตรวจระเบียบฉบับล่าสุดและแบบของหน่วยงานตนเองก่อนใช้

คำตอบสั้น ๆ: บันทึกข้อความคืออะไร และเขียนอย่างไร

บันทึกข้อความคือหนังสือที่ใช้ติดต่อกันภายในหน่วยงานเดียวกัน หรือระหว่างหน่วยงานในสังกัดเดียวกัน เพื่อขออนุมัติ แจ้งเรื่อง ขอความเห็น หรือรายงานผล ในส่วนราชการ รูปแบบกำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ซึ่งเรียกหนังสือประเภทนี้ว่า "หนังสือภายใน" และใช้กระดาษที่มีตราครุฑ ส่วนในบริษัทเอกชนไม่มีระเบียบกลาง แต่ละบริษัทกำหนดแบบของตนเอง มักยืมโครงจากแบบราชการมาปรับให้สั้นลง

โครงของบันทึกข้อความแบบราชการเรียงตามนี้

1. ส่วนราชการ ชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือ พร้อมเบอร์โทรถ้ามี
2. ที่ เลขที่หนังสือของหน่วยงาน
3. วันที่ วัน เดือน ปี พุทธศักราช
4. เรื่อง สาระสำคัญของหนังสือในวลีเดียว
5. เรียน ตำแหน่งของผู้รับ
6. ข้อความ เหตุผล ข้อเท็จจริง และข้อเสนอหรือสิ่งที่ขอ
7. ลงชื่อ ชื่อในวงเล็บและตำแหน่งของผู้เขียนหรือผู้ลงนาม

ข้อควรจำที่สำคัญที่สุดคือ รายละเอียดการจัดหน้า ขนาดตัวอักษร ระยะขอบ และถ้อยคำบางส่วน อยู่ในตัวระเบียบและแบบที่แนบท้าย ซึ่งอาจมีการแก้ไขเป็นครั้งคราว บทความนี้อธิบายหลักการและส่วนประกอบ แต่ก่อนใช้งานจริงควรตรวจฉบับล่าสุดที่เผยแพร่โดยสำนักนายกรัฐมนตรี และแบบที่หน่วยงานของคุณกำหนด

บันทึกข้อความต่างจากอีเมลและหนังสือภายนอกอย่างไร

ในทางปฏิบัติปัจจุบัน หลายหน่วยงานส่งบันทึกข้อความผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมลแนบไฟล์ แต่ตัวเอกสารยังคงใช้โครงสร้างข้างต้น หากต้องการเขียนอีเมลธรรมดา ดู วิธีเขียนอีเมลธุรกิจภาษาไทย

ส่วนประกอบแต่ละส่วนอย่างละเอียด

ส่วนราชการ ที่ และวันที่

• ส่วนราชการ เขียนชื่อหน่วยงานที่เป็นเจ้าของเรื่อง ตั้งแต่หน่วยใหญ่ลงมาหน่วยย่อย เช่น คณะอักษรศาสตร์ ภาควิชาภาษาไทย มหาวิทยาลัยตัวอย่าง และเบอร์โทรภายในถ้ามี
• ที่ คือเลขที่หนังสือซึ่งมาจากทะเบียนหนังสือส่งของหน่วยงาน รูปแบบเลขเป็นไปตามที่หน่วยงานนั้น ๆ กำหนด ผู้เขียนไม่ควรตั้งเลขเอง ให้ขอจากเจ้าหน้าที่ธุรการหรือระบบสารบรรณ
• วันที่ เขียนวัน เดือน และปีพุทธศักราชเต็ม เช่น 3 พฤศจิกายน 2569 ไม่ใช้ตัวย่อเดือนในหนังสือราชการ และไม่ใช้ปีคริสต์ศักราช

เรื่อง

เรื่องควรเป็นวลีสั้น บอกสาระและความต้องการ ไม่ต้องเป็นประโยคเต็ม และไม่ควรกว้างจนไม่รู้ว่าเกี่ยวกับอะไร

เรียน

ใช้ตำแหน่งของผู้รับ ไม่ใช้ชื่อบุคคล เช่น เรียน คณบดีคณะอักษรศาสตร์ หรือ เรียน ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล เพราะบันทึกข้อความเป็นเอกสารระหว่างตำแหน่ง ไม่ใช่ระหว่างบุคคล วิธีนี้ทำให้เอกสารยังใช้ได้เมื่อผู้ดำรงตำแหน่งเปลี่ยน การเรียกขานตำแหน่งต่าง ๆ ให้ถูกต้อง ดูเพิ่มเติมที่ คำนำหน้าและคำเรียกขานในภาษาไทย

ข้อความ

เนื้อหาในบันทึกข้อความแบ่งเป็นสามย่อหน้าโดยทั่วไป เรียงตามลำดับเหตุผลที่ผู้บริหารต้องการอ่าน

1. ต้นเรื่องหรือเหตุผล เหตุที่ต้องเขียน อ้างถึงเรื่องเดิมหรือหนังสือที่เกี่ยวข้อง เช่น "ตามที่ฝ่ายวิชาการได้กำหนดจัดโครงการอบรม..."
2. ข้อเท็จจริงและรายละเอียด ข้อมูลที่ผู้พิจารณาต้องใช้ เช่น จำนวนเงิน วันเวลา สถานที่ ผู้เกี่ยวข้อง
3. ข้อเสนอหรือสิ่งที่ขอ เขียนเป็นประโยคปิดที่ชัดเจน เช่น "จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ" หรือ "จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ"

ถ้อยคำปิดสามแบบที่พบบ่อยในหนังสือภายในมีความหมายต่างกัน

ลงชื่อ

ลงลายมือชื่อ แล้วพิมพ์ชื่อไว้ในวงเล็บ ใต้ชื่อเป็นตำแหน่ง เช่น

(นางสาวศิริพร วงศ์สวัสดิ์) หัวหน้าภาควิชาภาษาไทย

ไม่ต้องมีคำลงท้ายอย่าง "ขอแสดงความนับถือ" ในบันทึกข้อความแบบราชการ รูปแบบที่แน่นอนของส่วนลงชื่อ เช่น การจัดตำแหน่งบนหน้ากระดาษ ให้ยึดตามแบบของหน่วยงาน

ตัวอย่างที่ 1: บันทึกข้อความราชการ (ขออนุมัติโครงการ)

ตัวอย่างนี้เป็นตัวอย่างสมมติเพื่อแสดงโครงสร้าง ชื่อหน่วยงานและบุคคลไม่ใช่ข้อมูลจริง และไม่ได้เป็นแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ ให้ใช้แบบที่หน่วยงานของคุณกำหนด

บันทึกข้อความ

ส่วนราชการ ภาควิชาภาษาไทย คณะอักษรศาสตร์ มหาวิทยาลัยตัวอย่าง โทร. 0-0000-0000 ที่ อว 0000/ว 123 วันที่ 3 พฤศจิกายน 2569 เรื่อง ขออนุมัติจัดโครงการอบรมการเขียนเชิงวิชาการสำหรับนักศึกษาบัณฑิตศึกษา

เรียน คณบดีคณะอักษรศาสตร์

ตามที่ภาควิชาภาษาไทยมีแผนจัดกิจกรรมพัฒนาทักษะการเขียนสำหรับนักศึกษาบัณฑิตศึกษาในปีการศึกษา 2569 นั้น

ภาควิชาฯ ขอเสนอจัดโครงการอบรมการเขียนเชิงวิชาการ ในวันเสาร์ที่ 21 พฤศจิกายน 2569 เวลา 09.00-16.00 น. ณ ห้องประชุมคณะ มีผู้เข้าร่วมประมาณ 60 คน ใช้งบประมาณจากเงินรายได้ของภาควิชา ตามรายละเอียดแผนงานและประมาณการค่าใช้จ่ายที่แนบมาพร้อมนี้

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ

(ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.ปิยะ ใจกว้าง) หัวหน้าภาควิชาภาษาไทย

สิ่งที่ควรสังเกต ย่อหน้าแรกเชื่อมกับแผนที่มีอยู่เดิม ย่อหน้าที่สองรวมข้อเท็จจริงที่ผู้อนุมัติต้องใช้ (วันเวลา สถานที่ จำนวนคน แหล่งงบ) และย่อหน้าสุดท้ายบอกสิ่งที่ขอเพียงประโยคเดียว

ตัวอย่างที่ 2: เมโมบริษัทแบบง่าย (แจ้งการเปลี่ยนแปลง)

บริษัทเอกชนใช้แบบย่อได้ ตราบใดที่ผู้อ่านรู้ว่าใครถึงใคร เรื่องอะไร และต้องทำอะไร

เมโม

จาก ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ถึง พนักงานทุกฝ่าย วันที่ 3 พฤศจิกายน 2569 เรื่อง เปลี่ยนช่องทางส่งใบลาเป็นระบบออนไลน์ตั้งแต่ 1 ธันวาคม 2569

ตั้งแต่วันที่ 1 ธันวาคม 2569 พนักงานต้องส่งใบลาผ่านระบบออนไลน์ของบริษัทเท่านั้น ไม่รับใบลากระดาษ

สิ่งที่ต้องทำ 1. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีพนักงาน ภายในวันที่ 28 พฤศจิกายน 2569 เพื่อตรวจสอบสิทธิ์ 2. หากเข้าระบบไม่ได้ ติดต่อฝ่าย IT ที่เบอร์ภายใน 1234

หากมีข้อสงสัย ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล เบอร์ภายใน 5678

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ในเมโมแบบนี้ไม่จำเป็นต้องมีเลขที่หนังสือหรือการลงชื่อแบบราชการ แต่หลักการเขียนยังเหมือนกัน คือเรื่องชัด ผู้รับชัด และสิ่งที่ต้องทำมีกำหนดเวลา

ภาษาที่ใช้ในบันทึกข้อความ

• ใช้ภาษาระดับทางการ ไม่ใช้ภาษาพูด คำแสลง หรือคำลงท้าย ครับ/ค่ะ ในเนื้อหา
• ใช้ประโยคกระชับ ประโยคหนึ่งควรมีใจความเดียว หากเกินสามบรรทัดให้ตัดเป็นสองประโยคหรือจัดเป็นข้อ
• ใช้ตัวเลขอย่างสม่ำเสมอ ในหนังสือราชการนิยมเลขไทยหรือเลขอารบิกตามที่หน่วยงานกำหนด ให้เลือกแบบเดียวทั้งฉบับ ดูเรื่องการเขียนตัวเลขและวันที่ได้ใน ตัวเลขไทยและวันที่พุทธศักราช
• สะกดตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 โดยเฉพาะคำที่พบบ่อยในงานเอกสาร เช่น อนุมัติ พิจารณา ดำเนินการ หากไม่แน่ใจ ลองตรวจด้วย ตรวจคำผิดภาษาไทย
• อ้างถึงเอกสารเดิมให้ชัด ระบุเลขที่และวันที่ของหนังสือที่อ้างถึง และเอกสารแนบต้องมีรายการตรงกับที่เขียนว่า "แนบมาพร้อมนี้"

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ใช้ชื่อบุคคลแทนตำแหน่งในบรรทัดเรียน ทำให้เอกสารผูกกับตัวบุคคล และไม่ตรงกับหลักของหนังสือภายใน
• เรื่องกว้างเกินไป เช่น "ขออนุมัติ" โดยไม่บอกว่าอนุมัติอะไร
• ยัดทุกอย่างไว้ในย่อหน้าเดียว ทำให้ผู้อนุมัติหาสิ่งที่ขอไม่เจอ
• ไม่ระบุตัวเลขสำคัญ เช่น วงเงิน วันที่ และจำนวนคน ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้พิจารณาต้องใช้ตัดสินใจ
• เอกสารแนบไม่ครบหรือไม่ตรงกับที่อ้าง
• ใช้ปีคริสต์ศักราชปนกับพุทธศักราช ในเอกสารไทยควรใช้พุทธศักราชทั้งฉบับ
• ใช้แบบเก่า เพราะคัดลอกจากไฟล์เก่าที่ใช้กันมา ซึ่งอาจไม่ตรงกับระเบียบฉบับปัจจุบันหรือแบบล่าสุดของหน่วยงาน

รายการตรวจก่อนส่งบันทึกข้อความ

1. ใช้แบบฟอร์มของหน่วยงานฉบับล่าสุด
2. ส่วนราชการ เลขที่ และวันที่ครบ วันที่เป็นพุทธศักราช
3. เรื่องบอกสาระและสิ่งที่ขอ
4. เรียน ใช้ตำแหน่งของผู้รับ
5. ข้อความแบ่งเป็นเหตุผล ข้อเท็จจริง และข้อเสนอ
6. ถ้อยคำปิดตรงกับเจตนา (ทราบ พิจารณา หรืออนุมัติ)
7. ตัวเลข ชื่อ และวันที่ตรวจแล้ว
8. ระบุและแนบเอกสารแนบครบ
9. ลงชื่อ ชื่อในวงเล็บ และตำแหน่งถูกต้อง

ใช้เครื่องมือของ AdeptWrite ช่วยร่างบันทึกข้อความ

ทุกเครื่องมือรับข้อความได้ไม่เกิน 6,000 ตัวอักษรต่อครั้ง และผลลัพธ์เป็นร่างที่ต้องตรวจทานกับข้อเท็จจริงและแบบของหน่วยงานก่อนใช้ เครื่องมือไม่ได้สร้างแบบฟอร์มราชการให้และไม่รับรองว่าตรงตามระเบียบ

• สร้างโครงร่างบทความและรายงาน ช่วยวางลำดับเหตุผลและข้อเท็จจริงก่อนเขียน เมื่อบันทึกยาวหรือมีหลายประเด็น
• ปรับน้ำเสียงข้อความ ปรับร่างที่เป็นภาษาพูดให้เป็นทางการหรือแบบงานออฟฟิศ
• ปรับประโยคให้อ่านลื่น แก้ประโยคยืดยาวให้กระชับ
• ตรวจคำผิดภาษาไทย ตรวจคำสะกดเทียบกับพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 โดยทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ

สรุป

บันทึกข้อความแบบราชการเรียงเป็น ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง เรียน ข้อความ และลงชื่อพร้อมตำแหน่ง ตามแบบในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ส่วนเมโมบริษัทปรับให้สั้นลงได้ แต่ควรมีผู้รับ เรื่อง และสิ่งที่ต้องทำชัดเจน ก่อนใช้งานจริงให้ตรวจระเบียบฉบับล่าสุดและแบบของหน่วยงานตนเองเสมอ

← คู่มือทั้งหมด