職場 Email 範例 12 則：請假、詢價、催款、道歉到面試感謝

這裡整理 12 則繁體中文職場 Email 範本，涵蓋請假、詢價、催款、會議邀請、面試後感謝、道歉、離職等情境，並標明每則適用的對象與語氣。使用時把括號內的資料換成自己的，再依公司內部信、客戶信或學校助教信調整敬語程度。

怎麼使用這 12 則範例

每則範例都有三個提示：適用對象、語氣、要替換的地方。複製後請先換掉括號內容，再依收件人調整敬語。若想先了解整體結構，請看 商務 Email 怎麼寫。

三種常見場景的口吻也不同：

• 公司內部信： 與主管用「經理您好」，與同事可省略職稱，結尾「謝謝」即可。
• 客戶信： 稱呼要完整，姓名、職稱與公司名稱不能錯；結尾用「敬祝　商祺」或「順頌　時祺」較合適。
• 學校助教信： 對助教或老師，先寫課程名稱與學號，再說明事由，結尾用「敬祝　平安」「謝謝老師」。

範例一：請假（內部，對主管）

語氣： 簡短、客氣，說明期間與工作安排。

主旨：【請假】11 月 18 日（三）請特休一天

林經理您好：

我想申請 11 月 18 日（三）休特別休假一天，原因是[事由，可簡短帶過]。當天的客戶回覆已請[同事姓名]代為處理，並已交接相關資料。

若有急事，我會在休假期間查看訊息。麻煩您核准，謝謝。

陳怡君

小提醒：病假、事假或公假各有規定，依公司制度或勞動法規辦理，信件中以公司規定的假別名稱為準。

範例二：請假（學校，寄給助教或老師）

語氣： 清楚、尊重，附證明時說明。

主旨：【請假】財務管理（週三班）學號 B11012345 林宜蓁 11/18 請假

王老師您好：

我是財務管理週三班的林宜蓁（學號 B11012345）。因[事由]，無法出席 11 月 18 日（三）的課程，特此請假。已附上[診斷證明／相關證明]。

缺課期間的課程內容，我會向同學借閱筆記並自行補讀。若有作業或隨堂測驗需要補交，煩請告知方式，謝謝老師。

學生　林宜蓁　敬上

範例三：向廠商詢價

語氣： 條列需求，方便對方報價。

主旨：詢問會議室桌椅租賃報價｜50 人、12 月 5 日

您好：

我是[公司名稱]的陳怡君。預計於 12 月 5 日（六）在[地點]舉辦內部研討會，需租借下列設備：

1. 長桌 25 張、椅子 50 張 2. 送達時間：12 月 4 日下午 3. 回收時間：12 月 5 日 18:00 後

請問費用如何計算，是否含運費與安裝？麻煩於 11 月 20 日（五）前回覆報價，謝謝。

敬祝　順心

陳怡君｜電話：[號碼]

範例四：催款（第一次，語氣客氣）

語氣： 假設對方可能只是忘了，不責備。

主旨：【請款提醒】發票號碼 [號碼]，應於 11 月 15 日付款

王經理您好：

10 月 15 日寄出的設計服務請款單（新台幣 [金額] 元，發票號碼 [號碼]），依合約應於 11 月 15 日前付款，目前尚未收到匯款紀錄。

若已經付款，煩請提供匯款日期供我們核對；若尚在處理流程中，也請告知預計付款日。附件為請款單與發票影本，方便您查閱。謝謝您的協助。

敬祝　商祺

陳怡君｜財務部

範例五：催款（第二次，語氣更明確）

語氣： 仍然有禮，但清楚說明期限與後續。

主旨：【再次提醒】發票號碼 [號碼] 已逾期，請於 11 月 30 日前付款

王經理您好：

前次於 11 月 17 日來信提醒的款項，至今尚未收到。此筆款項已逾期 [天數] 天。

麻煩您於 11 月 30 日（一）前完成付款；若有爭議或需要調整付款日，請於本週五前與我聯絡，我們可以安排通話討論。

謝謝您，再次附上請款單供參考。

陳怡君

小提醒：催款信不要寫指責性的字眼，也不要在信中提到尚未確認的法律行動。

範例六：會議邀請

語氣： 資訊完整，一眼就能看懂。

主旨：【會議邀請】專案進度會議｜11 月 12 日（四）14:00

各位好：

邀請大家參加下週的專案進度會議：

- 時間：11 月 12 日（四）14:00–15:00 - 地點：[會議室名稱]（或線上會議連結） - 議程：1. 上週進度　2. 本週風險　3. 下週分工

請於 11 月 10 日（二）前回覆是否出席。若有需要討論的議題，歡迎事先告訴我。

謝謝大家。

怡君

範例七：面試後感謝信

語氣： 真誠、簡短，提一件面試中具體談到的事。

主旨：感謝您昨日的面試｜行銷企劃專員｜林宜蓁

張經理您好：

感謝您昨天（11 月 10 日）撥冗面試。聽您介紹團隊明年要推動的[具體專案]，讓我對這個職位更有興趣，也更確定自己的[相關經驗]可以派上用場。

若還需要補充任何資料，請隨時告訴我。再次謝謝您，期待後續的消息。

敬祝　順心

林宜蓁｜電話：[號碼]

範例八：向客戶道歉（出貨延遲）

語氣： 先道歉，再說明，再補救，不找藉口。

主旨：【出貨延遲通知】訂單 [編號] 預計延後至 11 月 20 日

王經理您好：

很抱歉通知您，訂單 [編號] 因[簡短原因，例如原料到貨延遲]，無法依原訂日期 11 月 15 日出貨，預計延後至 11 月 20 日（五）。造成您的不便，我們深感抱歉。

為了彌補，我們將[具體補救方式，例如免運費]，並於出貨當日通知您物流單號。

若此日期對您的作業有影響，請與我聯絡，我們會盡力協調。

敬祝　商祺

陳怡君｜客服部

範例九：向主管道歉（工作失誤）

語氣： 直接承認、說明已處理的部分。

主旨：報告數據錯誤更正與說明

林經理您好：

昨天交給您的季報中，第三頁的銷售數字有誤，原寫為[錯誤數字]，正確應為[正確數字]。這是我在複製資料時沒有再核對造成的疏失。

已更新附件，並重新檢查其他頁面的數字；日後送出前我會增加一道核對步驟。很抱歉造成您的困擾。

陳怡君

範例十：離職通知

語氣： 感謝、清楚、配合。

主旨：【離職申請】預計 12 月 31 日離職

林經理您好：

經過慎重考慮，我決定自 12 月 31 日（四）起離開公司，這是正式的離職申請。感謝公司與您在這段期間的指導與機會，讓我學到很多。

離職前，我會配合完成工作交接，並整理目前進行中的專案文件。若人資部門需要我另外填寫表單，也請告知。

謝謝您。

陳怡君

提醒：預告期與離職流程依勞動法規及勞動契約而定，確切天數請查閱契約與公司規定。

範例十一：請對方更新或補件

語氣： 具體說明缺什麼。

主旨：【補件】報名資料缺少身分證影本（11 月 16 日前）

林同學您好：

收到您的報名資料，謝謝。審核時發現缺少下列文件：

1. 身分證正反面影本 2. 在學證明（需蓋章）

麻煩於 11 月 16 日（一）前以 Email 回傳掃描檔。逾期未補件，將無法進入下一階段。謝謝配合。

教務處　陳小姐

範例十二：感謝同事或客戶協助

語氣： 具體說明對方做了什麼。

主旨：謝謝您協助活動場地布置

王經理您好：

這次活動順利完成，非常感謝您和團隊週五提前一天到場協助布置，也幫忙處理了臨時追加的投影設備。這些安排讓現場進行得很順暢。

期待之後有機會再合作。再次謝謝您。

敬祝　順心

陳怡君

內部信、客戶信、助教信的差別

同一件事，對象不同，寫法也不同。以「想延後交件」為例：

• 對同事： 「我這邊的資料要到週四才能給你，抱歉要再延一天，可以嗎？」
• 對客戶： 「由於[原因]，原訂 11 月 12 日交付的初稿預計延至 11 月 13 日（五）中午前提供，造成不便，敬請見諒。」
• 對助教： 「老師您好，因為[原因]，想請問期末報告可否延至 12 月 20 日繳交？已完成約三分之二，附上目前進度。」

三者的共同點是：寫出原因、新的日期，並說明自己已做了什麼。

常見錯誤

1. 範本沒有改就寄，遺留了其他人的姓名或日期。
2. 道歉信只有「抱歉」，沒有說明原因與補救方式。
3. 催款信語氣過重，或者忘了附上請款單。
4. 面試感謝信寫得太長，像第二份履歷。
5. 離職信寫抱怨或批評，之後可能影響推薦與人脈。
6. 日期只寫「下週三」，沒有寫出幾月幾日。
7. 在香港與外商往來時，沒有注意對方是否偏好英文信件。

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Email 與書信撰寫 可以依「正式書信」「求職信件」「追蹤信」三種模式，把你的重點寫成初稿；沒有提供的資料，會用括號標示，由你自己補上。寫好後，可以用 語氣轉換器 調整成較正式或較輕鬆的語氣，再用 中文錯字檢查 檢查錯別字，並用 中英文文法檢查 檢查語句與標點。

每次處理上限為 6,000 字元。姓名、金額、日期、期限等細節，請在寄出前親自核對。

寄出前最後確認

• 範本中的括號都已換成實際資料。
• 收件人姓名與職稱正確。
• 日期都有幾月幾日與星期。
• 金額幣別明確：新台幣或港幣。
• 附件已附上。
• 結尾語符合對象，語氣沒有過度客套或過度隨便。
• 收件人與副本沒有放錯，細節見 副本與密件副本。

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