Contoh Surat Kuasa (Pengambilan Ijazah, BPKB, Dokumen) dan Bagian-Bagiannya

Surat kuasa adalah surat tertulis tempat pemberi kuasa menyerahkan wewenang kepada penerima kuasa untuk melakukan tindakan tertentu atas namanya. Surat yang baik memuat identitas kedua pihak, isi kuasa yang spesifik, tanggal, tempat, tanda tangan bermeterai, dan lampiran fotokopi KTP. Panduan ini memberi tiga contoh siap pakai. Ini bukan nasihat hukum, dan instansi bisa punya syarat sendiri.

Apa itu surat kuasa dan kapan dipakai?

Surat kuasa adalah dokumen tertulis yang menyatakan bahwa seseorang (pemberi kuasa) menyerahkan wewenang kepada orang lain (penerima kuasa) untuk melakukan satu tindakan atas namanya. Dasar pengertiannya ada di Pasal 1792 KUH Perdata: pemberian kuasa adalah persetujuan yang memberi kekuasaan kepada orang lain untuk melaksanakan sesuatu atas nama pemberi kuasa.

Dalam keseharian, surat kuasa paling sering dipakai untuk hal-hal berikut:

• mengambil ijazah, transkrip, atau surat keterangan lulus di sekolah atau kampus;
• mengambil BPKB atau dokumen kendaraan di perusahaan pembiayaan;
• mengurus dokumen di kelurahan, kantor pos, bank, atau kantor pajak;
• mengambil gaji, paket, atau barang titipan;
• mewakili seseorang dalam rapat atau pengurusan administrasi.

Catatan penting: tulisan ini panduan menulis, bukan nasihat hukum. Setiap instansi (sekolah, kampus, bank, leasing, kantor pertanahan) boleh punya format dan syarat sendiri. Untuk urusan bernilai besar seperti jual beli tanah atau perkara di pengadilan, tanyakan langsung ke instansi terkait atau konsultasikan dengan notaris atau advokat.

Bagian-bagian surat kuasa

Surat kuasa yang rapi biasanya tersusun dari bagian berikut, berurutan dari atas ke bawah.

Bagian yang paling menentukan adalah isi kuasa. Semakin spesifik, semakin kecil peluang penolakan di loket dan semakin kecil pula risiko penyalahgunaan.

Contoh 1: surat kuasa mengambil ijazah

Judul: SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

• Nama: Rina Marlina
• NIK: 3201xxxxxxxxxxxx
• Tempat/tanggal lahir: Bogor, 14 Maret 2000
• Pekerjaan: karyawan swasta
• Alamat: Jl. Pajajaran No. 25, Bogor

Dengan ini memberi kuasa kepada:

• Nama: Hendra Gunawan
• NIK: 3201xxxxxxxxxxxx
• Hubungan: kakak kandung
• Alamat: Jl. Pajajaran No. 25, Bogor

Untuk mengambil ijazah asli Sarjana Ekonomi atas nama Rina Marlina (NIM 2018xxxx, lulus 2022) di Biro Akademik universitas yang bersangkutan. Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Penutup: tulis "Bogor, 12 November 2026", lalu tanda tangan penerima kuasa (Hendra Gunawan) di sisi kiri dan pemberi kuasa (Rina Marlina) di sisi kanan, dengan meterai di atas nama pemberi kuasa.

Pada contoh ini, nama universitas, NIM, dan tahun lulus ditulis lengkap agar petugas dapat mencocokkan arsip. Lampirkan fotokopi KTP kedua pihak, dan bawa KTP asli penerima kuasa saat mengambil.

Contoh 2: surat kuasa mengambil BPKB

Pemberi kuasa: Agus Setiawan, NIK 3578xxxxxxxxxxxx, Jl. Darmo Permai No. 8, Surabaya. Penerima kuasa: Dewi Lestari, NIK 3578xxxxxxxxxxxx, alamat yang sama. Isi kuasanya:

Untuk mengambil BPKB kendaraan bermotor dengan nomor polisi L 1234 XX (merek, tipe, nomor rangka, dan nomor mesin ditulis sesuai BPKB) di kantor perusahaan pembiayaan yang bersangkutan, setelah pelunasan perjanjian pembiayaan.

Tulis "Surabaya, 12 November 2026" di bagian penutup, lalu tanda tangan seperti pada contoh pertama.

Perusahaan pembiayaan biasanya meminta dokumen tambahan seperti bukti pelunasan, KTP asli pemilik, dan kadang surat kuasa di atas meterai atau format khusus milik mereka. Hubungi layanan pelanggan sebelum datang agar tidak bolak-balik.

Contoh 3: surat kuasa mengurus dokumen

Untuk urusan umum, rumusan isi kuasa dapat berbunyi:

Untuk mengurus dan mengambil dokumen berupa Kartu Keluarga atas nama Agus Setiawan di Kantor Kelurahan Darmo, Surabaya.

Perhatikan bahwa rumusan ini menyebut jenis dokumen, nama pemilik, dan tempat. Hindari kalimat longgar seperti "untuk mengurus segala sesuatu yang diperlukan", karena kuasa yang terlalu luas tidak disukai petugas dan berbahaya bagi pemberi kuasa.

Surat kuasa khusus dan kuasa umum

Dalam praktik hukum, kuasa dibedakan menjadi kuasa khusus (untuk satu urusan tertentu, seperti contoh di atas) dan kuasa umum (meliputi pengurusan banyak hal). Untuk keperluan sehari-hari, pilih kuasa khusus. Surat kuasa untuk beracara di pengadilan punya syarat tersendiri dan umumnya diberikan kepada advokat, jadi tidak cukup memakai contoh di panduan ini.

Meterai: perlu atau tidak?

Banyak instansi meminta surat kuasa dibubuhi meterai agar punya kekuatan sebagai dokumen. Bea meterai diatur dalam UU Nomor 10 Tahun 2020, dengan tarif Rp10.000 per dokumen (periksa ketentuan terbaru di situs resmi Direktorat Jenderal Pajak). Hal praktis yang perlu diingat:

1. Tempel meterai di atas nama pemberi kuasa, lalu tanda tangan sebagian di atas meterai.
2. Pastikan meterai tidak robek atau terlipat.
3. Meterai elektronik juga dikenal, tetapi tidak semua loket menerimanya. Tanyakan dahulu.

Checklist sebelum surat diserahkan

• Nama dan NIK sama persis dengan KTP kedua pihak.
• Isi kuasa menyebut jenis dokumen, nama pemilik, dan instansi tujuan.
• Tanggal dan tempat tertulis, nama bulan ditulis dengan huruf.
• Tanda tangan pemberi kuasa di atas meterai, tanda tangan penerima kuasa di sisi lain.
• Fotokopi KTP pemberi dan penerima kuasa terlampir.
• Dokumen pendukung (surat pelunasan, fotokopi ijazah, atau bukti lain) sudah disiapkan.
• Surat ditulis tangan atau diketik tanpa coretan.

Kesalahan yang sering terjadi

1. Isi kuasa terlalu luas. Rumusan "segala urusan" sering ditolak. Sebutkan satu tindakan yang jelas.
2. Identitas tidak cocok dengan KTP. Selisih satu huruf pada nama atau satu angka pada NIK sudah cukup untuk menunda proses.
3. Meterai terlupa atau salah tempat. Meterai harus di atas tanda tangan pemberi kuasa.
4. Tidak membawa KTP asli. Fotokopi saja biasanya tidak cukup untuk penerima kuasa.
5. Mengabaikan format instansi. Sekolah, kampus, dan leasing sering punya formulir sendiri. Format bebas hanya berlaku bila instansi menerimanya.
6. Ejaan dan kata tidak baku. Tulis "dipergunakan", "sebagaimana mestinya", dan "dengan sebenarnya" sesuai ejaan baku. Kata depan di pada "di bawah ini" ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya karena menunjukkan tempat.

Bahasa surat kuasa yang baik

Surat kuasa memakai ragam resmi: kalimat singkat, tanpa singkatan yang tidak lazim, tanpa kata sapaan basa-basi. Gunakan "memberi kuasa" (bukan "kasih kuasa"), "penerima kuasa", dan "pemberi kuasa". Tulis tanggal dengan format "12 November 2026". Jika masih ragu soal ejaan, periksa kata di Cek Kata Baku KBBI atau tempel seluruh teks ke Cek Ejaan & Typo (EYD V). Alat ini mencocokkan teks dengan KBBI dan EYD Edisi V, tetapi hanya membantu ejaan; isi dan keabsahan surat tetap tanggung jawabmu.

Bila surat kamu perlu terdengar lebih resmi, Ubah Nada Formal dapat membantu menyusun ulang kalimat. Untuk menulis surat lain seperti pernyataan atau perjanjian, lihat juga contoh surat pernyataan dan contoh surat perjanjian.

Kapan kuasa berakhir?

Kuasa pada dasarnya berlaku untuk urusan yang disebut dalam surat. Setelah dokumen diambil atau urusan selesai, kuasa itu sudah habis dipakai. Pemberi kuasa juga dapat menarik kembali kuasanya kapan saja dengan memberi tahu penerima kuasa dan, bila perlu, instansi tujuan. Karena itu, jangan memberi surat kuasa kosong yang sudah ditandatangani tetapi belum diisi. Surat seperti itu bisa diisi orang lain dengan tujuan yang tidak kamu inginkan. Tulis isi kuasa lebih dulu, baru tanda tangani.

Tips mengajukan surat kuasa tanpa bolak-balik

Hubungi instansi tujuan lebih dulu, tanyakan apakah mereka punya format khusus, apakah meterai wajib, dan dokumen apa saja yang harus dibawa penerima kuasa. Simpan fotokopi surat kuasa yang sudah ditandatangani untuk arsip pribadi. Beri tahu penerima kuasa batas wewenangnya secara lisan juga. Bila urusan selesai, catat tanggalnya, dan kuasa tidak perlu dipakai lagi.

← Semua panduan